Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant

Ищем сильного бизнес-ассистента для Круглова Константина Юрьевича — предпринимателя и собственника строительной компании «Онтарио» в Москве, специализирующейся на ремонте квартир.

Помимо основного бизнеса, Константин развивает собственный YouTube-канал и личные медийные проекты, а также занимается развитием дома для посуточной аренды в Карелии.

Перед откликом рекомендуем найти Константина Круглова / «Онтарио» в YouTube и социальных сетях, посмотреть контент и заранее понять стиль руководителя и формат работы.

Это позиция не секретаря и не начинающего помощника.

Нужен самостоятельный, быстрый и системный человек, который умеет брать задачу целиком: разобраться, найти решение, организовать процесс, проконтролировать исполнение и довести до результата без постоянных напоминаний.

Основные задачи

Бизнес и операционная работа

• ведение календаря руководителя;
• контроль задач, сроков и договоренностей;
• выставление и оплата счетов;
• взаимодействие с бухгалтерией;
• контроль налоговых и организационных вопросов;
• документооборот: договоры, соглашения, сбор и контроль документов;
• работа с AmoCRM;
• обработка и первичная классификация входящих заявок;
• сбор и систематизация отчетности и статистики;
• работа с Excel / Google Таблицами;
• контроль актуальности информации на сайте;
• взаимодействие с разработчиками и другими подрядчиками;
• контроль отзывов и информации о компании на внешних площадках;
• поиск подрядчиков, экспертов и специалистов;
• постановка задач подрядчикам и контроль результата;
• организация встреч, переговоров и мероприятий;
• административные и организационные задачи по офису.

YouTube и медийные проекты

• поиск экспертов и героев для съемок;
• организация встреч;
• подготовка и организация съемок;
• взаимодействие с подрядчиками и участниками съемочного процесса;
• периодическое присутствие на съемках;
• поиск возможностей для интервью, публикаций и участия в медиа;
• сбор статистики по YouTube, Telegram, Instagram и другим площадкам.

Дом для посуточной аренды в Карелии

• обработка заявок;
• коммуникация с гостями;
• ведение календаря бронирований;
• контроль предоплат, оплат и возврата залогов;
• актуализация информации на площадках бронирования;
• контроль работы сервисов;
• закупка необходимых расходников;
• взаимодействие с подрядчиками;
• контроль рекламы;
• подготовка инструкций и материалов для гостей.

Личные задачи руководителя

Личных задач немного, но они периодически возникают:

• организация поездок;
• поиск и бронирование отелей;
• покупка билетов;
• трансферы;
• визовые и организационные вопросы;
• бронирование ресторанов;
• поиск мест для отдыха и досуга;
• поиск специалистов;
• покупки, подарки и другие разовые поручения.

Кого мы ищем

Обязательно:

• опыт работы бизнес-ассистентом / Executive Assistant / личным ассистентом руководителя или собственника бизнеса;
• высокий уровень самостоятельности;
• умение одновременно вести большое количество разноплановых задач;
• уверенное владение ПК и современными онлайн-сервисами;
• уверенная работа с Excel / Google Таблицами;
• умение быстро искать, проверять и структурировать информацию;
• грамотная письменная и устная речь;
• высокая скорость работы;
• внимательность к деталям, цифрам и срокам;
• умение самостоятельно разбираться в незнакомых задачах;
• способность находить решения, а не только сообщать о проблемах;
• умение работать с конфиденциальной информацией;
• дисциплина и ответственность;
• привычка доводить задачу до конечного результата.

Нам точно не подойдет кандидат, который

• ждет подробной инструкции по каждому шагу;
• требует постоянного контроля и напоминаний;
• теряется при большом количестве задач;
• не умеет самостоятельно расставлять приоритеты;
• перекладывает ответственность на подрядчиков или коллег;
• сообщает «не получилось», не попробовав найти альтернативное решение;
• допускает системные ошибки из-за невнимательности;
• не соблюдает сроки и договоренности.

Нам нужен человек с подходом:

«Понял задачу → разобрался → предложил решение → сделал → проверил → доложил результат».

Условия

Заработная плата:

• первые 3 месяца — 100 000 ₽;
• следующие 3 месяца — 120 000 ₽;
• после 6 месяцев — 150 000 ₽.

При отклике обязательно ответьте на вопросы

1. Сколько лет вы работали бизнес-/личным ассистентом?
2. С руководителями какого уровня и в каких сферах вы работали?
3. Какие задачи вы полностью вели самостоятельно?
4. Приведите пример сложной задачи, когда вам дали только конечный результат, а способ решения вы нашли сами.
5. Какими CRM, таск-менеджерами и рабочими сервисами вы пользовались?
6. Как вы организуете работу, если одновременно в работе находятся 20–30 задач с разными сроками?
7. Почему вам интересна именно эта вакансия?

Отклики без ответов на вопросы рассматриваться не будут.