Бизнес-ассистент/помощник руководителя

ООО «Уральский кадастровый центр» — компания в сфере кадастровых работ, геодезии, инженерных изысканий и проектирования.

Ищем самостоятельного помощника, который возьмёт на себя организационные вопросы руководителя, контроль поручений и координацию текущих задач. Работа подойдёт человеку, который умеет разобраться в новой теме, найти информацию и исполнителей, договориться и довести дело до результата.

Предстоит работать как с задачами компании, так и с личными организационными вопросами руководителя, связанными с недвижимостью, строительством и обслуживанием объектов.

Обязанности

* Организация выполнения поручений руководителя: уточнение задачи, определение порядка действий, контроль сроков и результата.

* Представление интересов руководителя и компании по доверенности в МФЦ, ресурсоснабжающих, управляющих и других организациях.

* Подготовка и подача заявлений, сбор документов, сопровождение подключения коммуникаций и переоформления договоров, контроль рассмотрения обращений.

* Подготовка договоров по согласованным образцам, писем и деловой переписки. Взаимодействие с юристом и бухгалтерией по профильным вопросам.

* Проведение переговоров с поставщиками, подрядчиками и обслуживающими организациями в пределах согласованных полномочий.

* Поиск рабочих, подрядчиков, материалов и оборудования. Сравнение предложений по цене, качеству, срокам и условиям.

* Размещение вакансий на hh.ru и других площадках, отбор резюме, первичные телефонные интервью, организация собеседований с руководителем.

* Ведение календаря и списка задач, напоминание о встречах, обязательствах, сроках и сезонных работах.

* Контроль исполнения поручений сотрудниками и подрядчиками: получение информации о ходе работ, проверка результата, своевременное информирование о проблемах.

* Выезды в обособленные офисы и на объекты по поручению руководителя, проверка выполнения согласованных задач, подготовка кратких отчётов.

* Поиск и анализ информации для новых проектов и развития компании, подготовка сравнений и предложений для обсуждения.

* Выполнение личных организационных поручений руководителя.

Требования

* Опыт работы помощником руководителя, бизнес-ассистентом, координатором проектов или на аналогичной позиции с самостоятельной ответственностью за результат.

* Умение работать с несколькими задачами одновременно, расставлять приоритеты и соблюдать договорённости.

* Способность самостоятельно разобраться в незнакомом вопросе и определить, когда необходимо привлечь профильного специалиста.

* Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и переговоров.

* Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, календарями и сервисами поиска информации.

* Внимательность при работе с документами, расчётами, сроками и условиями договоров.

* Готовность к работе в офисе и выездам по поручениям.

* Ответственность, тактичность и соблюдение конфиденциальности.

Будет преимуществом

* Юридическое образование или опыт договорной работы.

* Опыт взаимодействия с МФЦ, государственными и ресурсоснабжающими организациями.

* Опыт подбора персонала, снабжения, координации строительных или хозяйственных задач.

* Участие в запуске новых проектов или организации работы подразделений.

Условия

* Работа в Уфе с непосредственным подчинением руководителю компании.

* Формат работы: офис и выезды по задачам.

* Заработная плата обсуждается индивидуально с учётом опыта и уровня самостоятельности.

* График, порядок выездов и компенсация связанных с ними расходов согласовываются на собеседовании.

* Взаимодействие с профильными сотрудниками компании при решении юридических, финансовых и технических вопросов.

* Возможность расширять зону ответственности и самостоятельно вести отдельные проекты.

Что мы ожидаем от вашей работы

Поручения зафиксированы, сроки находятся под контролем, документы и договорённости доведены до результата. Руководитель своевременно получает краткую информацию о ходе работы, возникающих проблемах и вариантах решения.

В сопроводительном письме расскажите об одной задаче, которую вы самостоятельно решили от начала до конца, и укажите желаемый уровень дохода.