Бизнес ассистент / Ассистент руководителя (Family Office)

Наш клиент, диверсифицированный холдинг, открывает новую позицию в структуре Family Office - Ассистент (подчинение Head of family)

Основные обязанности:

1. Административная поддержка руководителя:

- планирование и контроль рабочего графика;

- организация встреч, мероприятий, рабочих поездок;

- ведение календарей, напоминаний, поздравлений и других вспомогательных задач;

- подготовка подарков для партнёров, организация поздравлений, контроль за важными датами (дни рождения, праздники и т.п.);

- контроль исполнения поручений руководителя, напоминания ответственным, отслеживание сроков, формирование краткой отчетности по статусам задач;

2. Делопроизводство и архив:

- ведение, структурирование и хранение документации (бумажной и электронной) на русском и английском языках;

- подготовка документов по шаблонам или по поручению (письма, договоры, справки и пр.);

- систематизация и поддержка архива компании;

- контроль за соблюдением сроков документооборота.

3. Коммуникации:

- приём и обработка телефонных звонков, электронных писем;

- работа с корпоративной почтой: фильтрация, реагирование, распределение задач;

- встреча гостей и обеспечение их комфортного пребывания в офисе.

4. Протоколирование встреч и совещаний:

- ведение кратких протоколов по результатам встреч и совещаний;

- рассылка итогов участникам, контроль выполнения решений;

5. Поддержка международных командировок:

- помощь в бронировании билетов, виз, гостиниц;

- подготовка сопроводительных и организационных документов;

Дополнительно:

- участие в подготовке презентационных материалов;

- ведение различных таблиц, баз данных, списков контактов;

- оперативное реагирование на нестандартные задачи и поручения.

Роль с возможностью развития (в перспективе):

• Финансово-административная поддержка: подготовка счетов, актов, передача документов бухгалтерии, отслеживание хозрасходов.

• Ведение внутренних регламентов и базы знаний: систематизация процедур, шаблонов, поддержка структуры внутренних документов.

Требования к кандидату:

• Опыт работы в аналогичной роли от 2 лет.

• Знание принципов делопроизводства и архивного дела.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Английский язык – уровень не ниже Upper-Intermediate (переписка, документы, деловое общение).

• Уверенное владение ПК, офисными программами (MS Office, Excel, Outlook и др.).

• Внимательность, пунктуальность, умение работать в режиме многозадачности.

• Доброжелательность, инициативность, тактичность.

Условия:

• Формат работы: гибридный (частично офис, частично удалённо).

• График: ориентировочно с 10:00 до 19:00, возможна гибкость.

• Локация: первично — Москва-Сити.

• Заработная плата: по результатам собеседования.