Специалист по договорной работе и административно-правовому сопровождению

О компании

Управляющая компания занимается эксплуатацией и управлением районными 4 торговыми центрами в Москве общей площадью около 25 000 м².

В связи с развитием компании ищем специалиста, который возьмёт на себя договорной и административно-правовой документооборот и будет помогать Генеральному директору держать под контролем документы, договоры, сроки, регистрационные действия и обязательства компании.

Это не позиция классического юриста и не предполагает самостоятельного ведения судебных дел. Сложные юридические вопросы и судебную работу мы передаём внешним юристам.

Нам нужен человек, который любит порядок в документах, умеет структурировать большое количество задач и не допускает ситуации «забыли про срок / потеряли документ / непонятно, на каком этапе договор».

Чем предстоит заниматься

1. Договорная работа

• подготовка и заполнение договоров по утверждённым шаблонам;
• договоры аренды, дополнительные соглашения, договоры с подрядчиками и поставщиками;
• подготовка актов, уведомлений, претензий и деловых писем;
• ведение реестра договоров;
• контроль сроков действия договоров, пролонгации, уведомлений и других обязательств;
• организация согласования договоров с Генеральным директором и внешними юристами;
• работа с входящими договорами и замечаниями контрагентов;
• контроль подписания договоров и получения оригиналов.

2. Документооборот и архив

• организация электронного документооборота;
• работа с СБИС/ЭДО и Яндекс Диском;
• ведение электронного и бумажного архива;
• систематизация документов по объектам и контрагентам;
• контроль наличия оригиналов;
• ведение реестра оригиналов;
• разработка и поддержание понятной структуры хранения документов.

3. Работа с государственными органами

В том числе:

• Департамент городского имущества Москвы;
• Росреестр;
• МФЦ;
• органы местного самоуправления;
• ресурсоснабжающие организации и Россети.

Задачи:

• подготовка документов и заявлений;
• организация подачи документов;
• контроль прохождения обращений;
• получение результатов;
• контроль сроков предоставления дополнительных документов;
• ведение реестра обращений и регистрационных действий.

4. Банки и страховые компании

• ведение документооборота;
• контроль предоставления документов;
• контроль сроков страхования;
• контроль банковских требований;
• отслеживание необходимых согласований и уведомлений;
• контроль документов по залогам, обременениям, банковским гарантиям и другим обязательствам;
• своевременное информирование Генерального директора о приближающихся сроках.

Что важно для нас

• аккуратность;
• внимательность к деталям;
• системность;
• умение работать с большим количеством документов;
• хорошая письменная речь;
• способность самостоятельно организовать свою работу;
• умение контролировать сроки;
• привычка фиксировать задачи, а не держать всё в голове;
• способность задавать вопросы, если задача поставлена недостаточно понятно;
• ответственность за результат.

Требования

Обязательно:

• уверенная работа с Word и Excel / Google Sheets;
• грамотная письменная речь;
• внимательность и аккуратность;
• опыт работы с документами;
• умение организовывать несколько параллельных задач;
• готовность работать с большим количеством информации.

Будет плюсом:

• опыт договорной работы;
• работа с ЭДО;
• опыт работы помощником юриста / юристом / специалистом договорного отдела;
• опыт взаимодействия с государственными органами;
• опыт работы с недвижимостью;
• знание основ гражданского законодательства;
• юридическое образование.

Что предлагаем

• работу напрямую с Генеральным директором;
• возможность самостоятельно выстроить систему договорного и административного документооборота компании;
• понятную зону ответственности;
• обучение специфике работы с нашими объектами и процессами;
• работу с реальными задачами в сфере недвижимости;
• стабильную работу в небольшой компании;
• заработную плату 110 000–130 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и результатов;
• возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности.

Как проходит отбор

Процесс отбора:

1. Рассмотрение резюме;
2. Короткий телефонный разговор;
3. Небольшое практическое задание;
4. Собеседование с Генеральным директором;

Вам может подойти эта вакансия, если вы работали, например, помощником юриста, специалистом договорного отдела, специалистом по документообороту, корпоративным секретарём, административным специалистом или на похожей позиции и вам нравится наводить порядок в документах и процессах.