Офис-менеджер / Ассистент

В отдел недвижимости требуется организованный, внимательный и самостоятельный специалист, который будет отвечать за административное обеспечение офиса, а также сбор и подготовку аналитической информации/отчетов.

Функционал

Аналитика и отчетность

* Подготовка ежемесячных сводных отчетов.
* Подготовка аналитических отчетов, выборок и справок по запросу руководителя.
* Ведение и актуализация реестров арендаторов, помещений, контактов и ключевых показателей.
* Сбор информации и подготовка материалов для руководителей компании

Административное обеспечение офиса

* Полное обеспечение жизнедеятельности офиса.
* Заказ канцелярии, хозяйственных и расходных материалов.
* Контроль наличия необходимых запасов.
* Организация работы курьеров, отправки и получения корреспонденции.
* Контроль вопросов, связанных с телефонной связью, интернетом и другими офисными услугами.
* Организация оплаты текущих офисных расходов.
* Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и сервисными организациями.
* Организация мелких хозяйственных и технических вопросов.
* Организация ремонта, обслуживания и замены офисного оборудования и инвентаря.
* Организация встреч и административной поддержки сотрудников.

Документооборот и текущая работа

* Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
* Систематизация документов и информации, ведение архивов.
* Ведение рабочих таблиц, реестров и баз данных.
* Подготовка документов, справок и материалов по поручению руководителей.
* Контроль выполнения административных поручений.
* Взаимодействие с сотрудниками компании по организационным вопросам.

Требования

* Опыт работы офис-менеджером, административным координатором, ассистентом
* Уверенный пользователь MS Office, особенно Excel и Word.
* Умение работать с большими массивами данных и отчетностью.
* Владение ИИ-инструментами (ChatGPT и аналоги) для оптимизации рабочих процессов - желательно.
* Грамотная устная и письменная речь.
* Высокая организованность, внимательность к деталям и ответственность.
* Умение самостоятельно расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач.
* Коммуникабельность и корректность в общении с арендаторами, подрядчиками и коллегами.
* Проактивность - способность не только зафиксировать проблему, но и найти способ ее решения.
* Готовность работать в режиме многозадачности.

Что мы предлагаем:

– График работы 5/2 с 10:00 до 19:00;
– Оформление по ТК РФ;
– Работа в офисе рядом с метро Курская/Чкаловская;
– Команда профессионалов;

Возможности роста и развития в проектах Компании.