Офис-менеджер

Обязанности:

• Принимать и обрабатывать входящую, исходящую и внутреннюю документацию.

• По поручению руководителя составлять письма, запросы и другие документы; готовить ответы авторам писем.

• Отслеживать своевременное представление документов конкретными исполнителями, контролировать сроки исполнения задач.

• Проверять правильность оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись; обеспечивать их качественное редактирование и соответствие корпоративным стандартам.

• Сканировать, ксерокопировать, подшивать и систематизировать документы; вести электронный архив.

• Подбирать временное жильё для приезжих сотрудников компании; бронировать гостиницы и оформлять пребывание на время командировок. Вести учет по квартирам и оплатам.

• Помогать в организации внутренних и внешних мероприятий: собеседований, встреч, конференций, тренингов, корпоративных мероприятий (аренда залов, техническое обеспечение, кейтеринг, рассадка).

• Организовывать работу уборщиков, курьеров, ремонтников и прочих сотрудников аутсорсинговых служб; контролировать качество и своевременность выполненных работ.

• Вести хозяйственно‑бытовую деятельность офиса: контроль запасов канцтоваров, моющих средств, кофе/чай зоны и пр.; обеспечивать пополнение запасов.

• Вести учёт документации, оргтехники и прочего имущества компании; проводить инвентаризации по графику.

• Разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды; контролировать и оптимизировать расходы, готовить отчётность по расходам.

• Вводить новых сотрудников в рабочую среду: подготовка рабочего места, обеспечение необходимой оргтехникой и доступами, проведение краткого инструктажа по офисным процедурам.

• Ведение первичной кадровой документации: приём и выдача копий документов, справок, регистрация заявлений (приёма, увольнения, отпусков, переводов).

• Обеспечивать порядок и презентабельный вид офиса; контролировать оформление рабочих и общих зон.

• Выполнять другие поручения руководства в пределах компетенции.

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности приветствуется.

• Умение работать с оргтехникой (мфу, принтеры, сканеры).

• Уверенное владение MS Office.

• Навыки работы с электронной почтой, офисными мессенджерами.

• Умение эффективно работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.

• Грамотная устная и письменная речь; аккуратность в оформлении документов.

• Внимательность к деталям, ответственность и исполнительность.

• Коммуникабельность, вежливость и клиентоориентированность.

• Умение организовать и контролировать работу сторонних исполнителей.

• Готовность оперативно решать нестандартные задачи и оставаться на связи в рабочее время.

• Стрессоустойчивость и доброжелательность.

• Готовность к ненормированному графику при подготовке мероприятий (иногда вечерами или в выходные).

• Наличие прав водителя и опыт вождения — приветствуется (если требуется развозка или решается курьерская логистика).

• График работы: ПН-ПТ - с 9:00-18:00 ч., СБ, ВС - выходные дни.
• Оформление по ТК РФ.