Офис-менеджер

Требования к кандидату: Ответственность, исполнительность, порядочность, стрессоустойчивость. Навык работы в режиме многозадачности и с большими объемами информации.

Должностные обязанности:

1. Вести документооборот входящей и исходящей корреспонденции, в том числе:

1.1. Вести реестры регистрации корреспонденции, принимать и регистрировать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

1.2. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя;

1.3. Осуществлять отправку почтовой корреспонденции АО «Петросах» путём регистрации отправлений в личном кабинете Почты России, подготовкой конвертов и реестров об отправке.

1.4. Оформлять заявки на приобретение билетов для работников и нужд АО «Петросах».

1.5. Осуществлять ознакомление работников офиса с документами (в том числе кадровыми).

2. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия, вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений в том числе:

2.1..Вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний руководителя;

2.2. Контролировать сроки исполнения поручений руководителя и сроки подготовки ответов исполнителями в соответствии с поручениями руководителя;

2.3. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

2.4. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание,

передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также составлять телефонограммы, своевременно доводить до

его сведения информацию, полученную по официальным каналам связи Общества;

2.5. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить проекты ответов авторам писем;

2.6. Заносить на подпись и забирать с подписи документы руководителю.

3. Осуществлять хозяйственно-бытовое обеспечение офиса – контроль расхода и организация закупки в том числе услуг (аренда и уборка офиса, мелкий ремонт и т. п.) и

ТМЦ (канцтовары, предметы гигиены, питьевая вода, товары на хоз. нужды и т.п.) самостоятельно и/или с привлечением работников административно-хозяйственной

службы компании, для чего последние передаются в оперативное подчинение.

Образование: не ниже среднего-профессионального (специального).

Наличие оконченного курса по одному из направлений: Делопроизводитель, Секретарь, Помощник руководителя, Офис-менеджер.