Бизнес-ассистент / Операционный менеджер в команду собственника

"АВТОМАРКЕТ" - один из лидеров дистрибуции рынка автомобильных масел, расходных материалов и аксессуаров в Центральном Черноземье. ЭТо 20 лет опыта, 6000 SKU* и более 5000 клиентов. Сотрудничество с "Лукойл", "Роснефть", "Shell" и др.

Миссия позиции

Полное освобождение времени собственника от операционных и административных задач за счёт их систематизации, делегирования и жёсткого контроля исполнения. Вы станете ключевым звеном между стратегическими решениями и их практической реализацией, единым центром координации по офису, проектам и личным поручениям.

Это позиция для того, кто мыслит, как владелец бизнеса, готов брать на себя операционную ответственность и расти до роли Операционного директора (СОО) в среднесрочной перспективе.

Обязанности:

1. Управление эффективностью руководителя

• Полный контроль и интеллектуальное планирование графика собственника: стратегическое календарное планирование, логистика деловых поездок, подготовка материалов для встреч и переговоров, ведение протоколов встреч.
• Система приоритизации и контроля исполнения поручений: постановка задач команде (в т.ч. от имени руководителя) в Битрикс24, контроль исполнения.
• Организация и сопровождение личных задач (координация с подрядчиками; организация мероприятий, решение бытовых и административных вопросов).
• Ведение отдельных проектов самостоятельно.

2. Операционное управление и контроль процессов

• Выстраивание процессов.
• Разработка, внедрение и аудит внутренних регламентов.
• Управление документооборотом: подготовка проектов договоров, актов, счетов, ТЗ для подрядчиков.
• Администрирование работы офиса.

3. Координация команды (25+ чел.) и проектов

• Адаптация новых сотрудников, поддержание стандартов работы.
• Мониторинг ключевых показателей (KPI) сотрудников и проектов.
• Оперативное разрешение межфункциональных конфликтов, обеспечение эффективной коммуникации.

4. Взаимодействие с внешним контуром

• Коммуникация с ключевыми клиентами и партнерами по поручению руководителя.

5. Аналитика и оптимизация

• Формирование регулярной отчетности по проектной и финансовой деятельности.
• Выявление узких мест в операционных процессах и инициация улучшений.

• Глубокая работа в CRM (Bitrix24 — обязательно) и аналитических инструментах.

6. Выполнение личных поручений - 20% времени.

Требования к кандидату

• Высшее образование.
• Опыт работы от 3 лет на позиции бизнес-ассистента, офис- менеджера, руководителя проектов или в операционном управлении.
• Экспертный уровень владения Bitrix24 (CRM, задачи, процессы), 1С(желательно).
• Продвинутый уровень работы с Excel/Google Таблицами (сводные таблицы, сложные формулы, построение отчетов).

Ключевые компетенции

• Системное мышление: Способность видеть взаимосвязи между процессами, проектировать и оптимизировать рабочий процесс.
• Проактивность: Умение предвосхищать запросы, работать на опережение, предлагать решения, а не только исполнять указания.
• Навыки управления проектами и задачами: Жёсткий контроль сроков, ресурсов и результатов.
• Стрессоустойчивость и многозадачность: Эффективная работа в условиях высокой нагрузки и частой смены приоритетов.
• Безупречные коммуникативные навыки и деловой этикет.

• Работа в стабильной компании
• Официальное трудоустройство по ТК РФ с оплатой отпускных (28 календарных дней) и больничных листов.
• Конкурентная зарплата, финальное вознаграждение обсуждается с лучшим кандидатом по итогам собеседования.
• Гарантированные своевременные выплаты зарплаты два раза в месяц.
• Комфортный офис, оснащённый всей необходимой техникой для /продуктивной деятельности, корпоративная связь.
• Гибкое начало рабочего дня.
• Перспектива карьерного роста для кандидата, доказавшего свою эффективность и способность масштабировать процессы.
• Кураторство от опытных коллег и руководителя.

Просим в сопроводительном письме ответить на два вопроса:

• Опишите, как вы выстраиваете систему контроля исполнения поручений в условиях их большого потока от разных руководителей/ отделов.
• Приведите пример, когда ваша проактивность позволила предотвратить проблему или существенно оптимизировать регулярный процесс.

Данная вакансия также подойдет, если вы искали: начальник отдела продаж, управляющий директор, административный директор, операционный директор, директор, директор офиса, директор по развитию, территориальный управляющий.