Персональный ассистент операционного директора

Направление деятельности: проекты по изготовлению и поставке дизель-генераторных установок (ДГУ) и вспомогательного оборудования для объектов атомной отрасли.

Обязанности

• Организация и координация рабочего дня руководителя: планирование встреч, совещаний, звонков и деловых поездок.
• Организация и полное административное сопровождение командировок, в том числе международных: билеты, гостиницы, трансферы, визовые и сопутствующие вопросы.
• Ведение деловой переписки и коммуникация с российскими и иностранными партнёрами на русском и английском языках.
• Оперативная поддержка руководителя по текущим рабочим вопросам и проектным задачам.
• Постановка на контроль поручений руководителя, отслеживание сроков и статуса их исполнения.
• Подготовка, оформление и систематизация документов, отчетов, справок, презентаций и аналитических материалов.
• Сбор и консолидация информации от участников проекта.
• Оперативный контроль хода проектов по изготовлению и поставке оборудования, отслеживание ключевых сроков и этапов.
• Взаимодействие с проектными командами, поставщиками, производителями и другими участниками проекта.
• Участие в подготовке, актуализации и контроле календарно-сетевых графиков изготовления и поставки оборудования.
• Подготовка материалов к совещаниям, ведение протоколов и контроль выполнения принятых решений.

Требования

• Высшее образование.
• Английский язык — не ниже уровня C1 (Advanced): уверенная деловая переписка, телефонные переговоры, участие в рабочих встречах и коммуникация с иностранными партнёрами.
• Опыт работы персональным/бизнес-ассистентом руководителя в технической, производственной или инжиниринговой компании либо менеджером/координатором проектов — от 3 лет.
• Опыт работы с большим объемом информации, документов и параллельных задач.
• Умение контролировать сроки и доводить поставленные задачи до результата.
• Высокий уровень организованности, самостоятельности и ответственности.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Готовность быстро погружаться в техническую и проектную документацию.
• Готовность к работе в динамичном режиме и взаимодействию с большим количеством участников проекта.

Требования к владению ПК

• Уверенное владение MS Office.
• Excel — уверенный/продвинутый уровень: работа с большими таблицами, формулами, фильтрами, сводными таблицами, подготовка отчетности и контрольных таблиц.
• PowerPoint — уверенный уровень: подготовка и оформление презентаций, отчетных и аналитических материалов для руководства.
• Word — продвинутый уровень: работа со сложными документами, форматирование, таблицы, стили, рецензирование и подготовка документов к согласованию.
• Уверенная работа с Outlook и календарями.
• Навыки работы с системами видеоконференций и корпоративными сервисами.
• Опыт работы с MS Project либо аналогичными программами для ведения календарных и проектных графиков будет преимуществом.
• Опыт использования современных AI-инструментов для работы с текстами, аналитикой, презентациями и документами будет преимуществом.

Условия

• Оформление согласно ТК РФ.
• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Работа в офисе: м. Калужская, 10 минут пешком.
• ДМС после прохождения испытательного срока.
• Компенсация фитнеса после прохождения испытательного срока.
• Работа с крупными международными проектами в атомной отрасли.

Просьба указывать ваши пожелания по заработной плате в сопроводительном письме.