Руководитель департамента документационного обеспеченияа (образование, EdTech)

ТОИНБИ - образовательная компания, которая помогает студентам получать высшее и дополнительное образование в партнерских ВУЗах. С нами уже учатся более 6 000 студентов.

Мы развиваем сервисную модель образования и сопровождаем студента на всём пути: от поступления и оформления документов до обучения, решения организационных вопросов и выпуска.

В связи с открытием нового направления ищем руководителя департамента документационного обеспечения - лидера, который возглавит команду, выстроит ключевые процессы в работе с документами и сделает их быстрыми, прозрачными и масштабируемыми.

Чем предстоит заниматься

В первые месяцы основной задачей будет полноценный анализ и улучшение процессов департамента:

• Проанализировать существующие бизнес-процессы: от поступления запроса и получения документов до проверки, оформления, передачи, хранения и фиксации результата в рабочих системах.

• Выявить ручные, дублирующие, неочевидные и рискованные операции, которые приводят к задержкам, ошибкам или лишней нагрузке на команду.

• Сформировать и реализовать план оптимизации: определить приоритеты, сроки, ответственных и ожидаемый эффект от изменений.

• Максимально автоматизировать и стандартизировать процессы без потери качества, юридической корректности и уровня клиентского сервиса.

• Выстроить понятную систему контроля сроков, статусов, качества документов и ответственности сотрудников.

• Руководить командой делопроизводителей и руководителем группы: ставить задачи, контролировать результат, давать обратную связь, обучать и развивать сотрудников.

• Организовать работу с документами студентов, партнёрских вузов и внутренних подразделений компании.

• Контролировать полноту, корректность, сроки обработки и сохранность документов.

• Работать в AMO CRM и других рабочих системах: обеспечивать корректное внесение данных, задач, статусов и результатов работы.

• Настраивать взаимодействие департамента с продажами, зачислением, деканатом, департаментом заботы о клиентах, сопровождением клиентов и партнёрскими вузами.

• Участвовать в разработке и внедрении регламентов, инструкций, шаблонов, чек-листов и показателей эффективности.

• Готовить управленческую отчётность по загрузке, срокам, качеству и проблемным зонам департамента.

Каким должен быть результат

Через 3 - 6 месяцев ожидаем, что:

• Описаны и утверждены ключевые процессы департамента.

• По каждому процессу определены ответственные, сроки, правила передачи задач и контрольные точки.

• Сокращено количество ручных, повторяющихся и дублирующих операций.

• Сотрудники работают по единым регламентам, шаблонам и чек-листам.

• В CRM корректно фиксируются документы, статусы, задачи и результаты.

• Снижается количество ошибок, просрочек, повторных запросов и потерянных документов.

• Руководитель в любой момент видит загрузку команды, проблемные кейсы и причины отклонений.

• Взаимодействие с другими подразделениями становится предсказуемым: понятны сроки, владельцы задач и порядок эскалации.

Мы ожидаем

• Опыт работы руководителем отдела, группы или направления от 2 лет.

• Обязательный опыт работы в сфере образования: образовательной организации, учебном центре, вузе, колледже, EdTech-компании или сервисе сопровождения студентов.

• Опыт управления командой: постановка задач, контроль сроков, развитие сотрудников, обратная связь и работа с результативностью.

• Практический опыт организации, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

• Понимание документооборота, работы с персональными данными, клиентскими документами и контролем качества.

• Уверенное владение Excel или Google Sheets.

• Опыт работы с CRM; опыт с AMO CRM будет преимуществом.

• Умение работать с большим объёмом информации, видеть систему за отдельными задачами и находить первопричины проблем.

• Навык выстраивания взаимодействия между подразделениями без потери сроков и ответственности.

• Готовность самостоятельно принимать решения, аргументировать предложения и доводить изменения до результата.

• Внимательность к деталям, системность, требовательность к качеству и уважительная коммуникация с командой.

Будет преимуществом

• Опыт внедрения или доработки CRM, электронного документооборота, автоматических маршрутов задач и уведомлений.

• Опыт описания процессов в формате схем, регламентов, RACI-матриц или чек-листов.

• Опыт работы с показателями: срок обработки документов, доля ошибок, доля возвратов, загрузка сотрудников и производительность.

• Понимание специфики сопровождения студентов, взаимодействия с вузами и образовательной документации.

Мы предлагаем

• Руководящую роль с реальным влиянием на процессы компании в рамках вверенного департамента

• Возможность выстроить современный и управляемый департамент документационного обеспечения.

• Поддержку руководителей и доступ к командам, вовлечённым в клиентский путь студента.

• Взаимодействие с маркетологом-аналитиком и аутсорс-командой разработчиков для автоматизации согласованных процессов.

• Работу в образовательной компании с контингентом более 6 000 студентов.

• Скидку для сотрудников до 25% на обучение.

• Современный офис в центре города, напротив ТГУ.

• Оборудованную кухню в офисе для комфортной работы и перерывов.