Помощник/ассистент руководителя

Ищу ассистента руководителя для работы с несколькими бизнес-направлениями и общественными проектами.

Руководитель занимается разными направлениями, поэтому задачи будут не однотипными. Сегодня это может быть поиск информации и подготовка таблицы, завтра — звонки подрядчикам, заказ техники или расходных материалов, послезавтра — помощь с документами, встречами, закупками или организационными вопросами.

Вакансия подойдет тому, кто хочет получить реальный практический опыт рядом с руководителем, увидеть изнутри, как работают разные бизнес-процессы, и постепенно брать на себя больше самостоятельных задач.

Чем предстоит заниматься:

Рабочие и организационные поручения

• выполнять текущие поручения руководителя;
• помогать в разных проектах по нескольким направлениям деятельности;
• контролировать сроки, напоминания, встречи и договоренности;
• работать с календарем руководителя;
• держать в фокусе несколько задач одновременно.

Поиск и анализ информации

• искать, собирать и структурировать информацию по новым направлениям и текущим задачам;
• сравнивать варианты, предложения, цены, условия;
• готовить краткие выводы и рекомендации для руководителя;
• проверять информацию в открытых источниках и онлайн-сервисах.

Документы и рабочие материалы

• готовить отчеты, таблицы, письма, справки, презентации и другие рабочие документы;
• оформлять информацию в Word / Google Docs, Excel / Google Таблицах;.

Подрядчики, поставщики, исполнители

• искать подрядчиков, поставщиков и исполнителей под конкретные задачи;
• запрашивать информацию, условия, цены, сроки;
• сравнивать предложения и готовить варианты для выбора;
• координировать работу подрядчиков и исполнителей;
• контролировать выполнение задач;
• звонить и вести переписку с поставщиками, подрядчиками, организациями и другими контактами по поручению руководителя.

Закупки и поручения

• искать и заказывать необходимые товары и услуги;
• подбирать технику, расходные материалы, рабочие и личные покупки;
• сравнивать варианты по цене, срокам, качеству и удобству;
• оформлять заказ и контролировать выполнение.

Разъезды по городу

Периодически нужно будет выезжать по рабочим поручениям:

• забрать или передать документы;
• съездить на встречу;
• получить или передать материалы;
• выполнить покупку или организационное поручение.

Кого ищем

Опыт работы ассистентом будет плюсом, но не является обязательным.

Гораздо важнее, чтобы вы были человеком, который умеет думать, разбираться, не теряться и доводить задачу до конца.

Нам важно:

• грамотная устная и письменная речь;
• уверенное владение Word / Google Docs, Excel / Google Таблицами;
• умение искать, структурировать и проверять информацию;
• внимательность к деталям;
• аккуратность в документах и таблицах;
• самостоятельность: важно не ждать готовой инструкции на каждый шаг, а уметь разобраться и предложить варианты;
• исполнительность и ответственность за результат;
• способность держать в голове 3–5 задач и не паниковать при смене приоритетов;
• инициативность, организованность, пунктуальность;
• готовность общаться с разными людьми: подрядчиками, поставщиками, исполнителями, организациями;
• готовность к разноплановым поручениям и рабочим выездам по городу.

Что важно понимать заранее

Задачи могут быть очень разными. Не всегда будет четкий повторяющийся список дел на каждый день.

Иногда нужно будет быстро переключаться: от таблицы — к звонку подрядчику, от поиска информации — к документам, от закупки — к встрече или срочному поручению.

Также возможны срочные задачи во внерабочее время и в выходные дни. Это не значит, что работа будет круглосуточной, но важно быть готовым к тому, что иногда задачу нужно решить здесь и сейчас.

Условия

• работа в офисе в Санкт-Петербурге, м. Пролетарская;
• график 5/2, полная занятость;
• возможны срочные поручения и задачи во внерабочее время и в выходные дни;
• заработная плата: 75 000 ₽ на испытательный срок;
• далее рост до 90 000–105 000 ₽ в течение года по результатам работы;
• разноплановые и интересные задачи;
• реальный опыт управления проектами и бизнес-процессами;
• обучение и ввод в задачи в процессе работы;
• возможность постепенно брать на себя больше ответственности.