Офис-менеджер (IT компания)

Компания OKOLITENCO complex systems с 2008 года предлагает широкий спектр услуг в сфере информационных технологий. Мы имеем значительный опыт реализации в различных сферах, в том числе: производстве, ресторанном бизнесе, медицине, консалтинге, автомобильном сервисе, оптово-розничных продажах и т. д.

Почему у нас хотят работать:

- Мы ручаемся за качество работы наших сотрудников, поэтому направляем много сил и времени на развитие каждого;

- Своим сотрудникам мы предоставляем лучшие условия для работы и развития;

- Мы работаем с клиентами, ценящими качественные и профессиональные услуги;

- Мы предлагаем клиентам продукт, которым Вы будете гордиться, а не краснеть.

Чем предстоит заниматься:

Документооборот и работа с ЭДО:

• Подготавливать и передавать документы на подписание;
• вести «Реестр договоров с клиентами», «Журнал регистрации приказов» и «Журнал регистрации трудовых договоров»;
• организовывать и контролировать хранение договоров и допсоглашений;
• работать в 1С‑ЭДО, отслеживать подписание договоров и допсоглашений в ЭДО.

Кадровый документооборот:

• обеспечивать оформление кадровой документации (приём, перевод, отпуска, увольнение);
• вносить необходимые записи в журналы и реестры кадрового учёта;
• оформлять топливные карты для новых сотрудников.

Коммуникация и координация:

• обрабатывать входящую почту и звонки, распределять по адресатам;
• принимать и регистрировать входящую корреспонденцию, формировать и отправлять исходящую;
• работать с календарём руководителя;
• встречать и сопровождать гостей офиса;
• выполнять поручения руководителя, связанные с организацией работы офиса.

Работа в учётных системах:

• мониторить и своевременно брать в работу заявки в CRM и задачи в YouGile (в том числе срочные и изменённые);
• формировать и контролировать регулярные счета на оплату для офиса;
• совершать звонки контрагентам по задолженностям в рамках биллинга.

Обеспечение работы офиса:

• оформлять заказы для нужд офиса;
• контролировать уборку помещений офиса;
• проверять и при необходимости пополнять хозяйственные запасы (кухня, санузел).

Смело пишите нам если вы обладаете следующими качествами:

✓ Соблюдение сроков выполнения задач
✓ Аналитический склад ума
✓ Ответственность
✓ Работа на результат
✓ Грамотная устная и письменная речь
✓ Умение расставлять приоритеты задачам
✓ Умение работать в офисных программах (создание таблиц и графиков для отчетности), создание презентаций