Делопроизводитель/Специалист по управлению документами

Специалист по управлению документами и информационными активами Family Office.

Москва · Проектная позиция · 200 000 ₽ в месяц

Подчинение: административному директору Family Office.

Ищем специалиста, который обеспечит системный учет и контроль значимых документов Family Office: актуальность цифровых версий, сохранность физических оригиналов, права доступа, сроки действия и хранения.

Задача - сделать систему документов прозрачной и управляемой, используя цифровые инструменты и автоматизацию, без создания параллельного ручного архива.

Обязанности:

• Поддерживать утвержденную архитектуру управления документами: классификацию, метаданные, права доступа, сроки хранения и правила работы с оригиналами на всех этапах жизненного цикла документа.

• Вести единый реестр критических документов: личных документов акционера и семьи в пределах предоставленных полномочий, корпоративных документов, договоров, доверенностей, страховых полисов, документов по недвижимости, строительным проектам, транспорту, предметам искусства и другим значимым активам, а также существенных банковских и финансовых документов.

• Обеспечивать, чтобы по каждому критическому документу были определены ответственный за содержание, связь с лицом, активом, компанией или сделкой, актуальная цифровая версия, местонахождение оригинала, права доступа, сроки действия и хранения.

• Контролировать учет физических оригиналов: идентификаторы, места хранения, даты получения, выдачу и возврат. Координировать передачу внешнему архивному оператору, проверять описи, штрихкодирование, выполнение запросов на сканирование и выдачу, соблюдение конфиденциальности и SLA.

• Со стороны Family Office координировать внедрение системы на базе ЭОС / Google Workspace / AI: участвовать в настройке структуры хранения и Shared Drives, метаданных, классификации, доступа, поиска, контроля версий и сроков хранения. Тестировать систему и выявлять ошибки.

• Участвовать в разборе старого архива и миграции из Directum: контролировать полноту выгрузки и распределять документы по утвержденным правилам — перенос в новую систему, хранение только оригинала, временное сохранение в старой системе или согласованное уничтожение.

• Отслеживать сроки действия документов, заранее уведомлять ответственных о продлении и других необходимых действиях. Контролировать предусмотренные процедуры при закрытии актива, проекта или компании.

• Совместно с административным директором, юридической службой и IT поддерживать матрицу доступа по принципу служебной необходимости.

• Проверять административную комплектность документов: актуальность версии, название, ФИО и наименования компаний, даты, подписи, приложения, наличие оригинала, связь с активом или сделкой, корректность метаданных.

• Контролировать соблюдение правил сохранения документов владельцами процессов, выявлять пробелы, дубли и риски, предлагать автоматизацию рутинных операций.

Границы ответственности:

-Специалист отвечает за организацию учета и контроль документов, но не заменяет юридическую, финансовую, налоговую и инвестиционную функции. Ответственность за содержание документов остается у владельцев соответствующих процессов.

- В задачи не входят разработка IT-системы, ручная регистрация всей корреспонденции, архивирование всей электронной почты, функции секретаря подразделений и долгосрочное хранение большого массива оригиналов внутри Family Office. Решения о юридической действительности документов, требованиях к хранению и уничтожении принимаются уполномоченными специалистами.

Требования:

• Желателен опыт 3–5 лет в document control, делопроизводстве, records management, корпоративном архиве, юридическом, банковском или инвестиционном документообороте, Family Office либо работе с документами по недвижимости и активам.

• Преимуществом будет опыт работы с конфиденциальными документами собственников, руководителей, частных клиентов или семейных структур.

• Понимание жизненного цикла документа: от создания и использования до архивирования или согласованного уничтожения.