Операционный менеджер

Мы создаём в России индустрию дизайнерской игрушки как современного искусства — и хотим, чтобы она стала частью культурного наследия. Каждый наш продукт — источник радости и вдохновения, созданный командой единомышленников. Мы меняем представление об арт‑объектах и игрушках, а в горизонте 3–5 лет планируем занять лидирующие позиции и стать голосом индустрии.

Мы — стартап, который превращает узнаваемые образы «Союзмультфильма» и «Смешариков» в коллекционные игрушки и элементы интерьера — так работаем с культурным кодом России. Продаём по разным каналам, показываем коллекции на выставках и проводим спецпроекты. Компания растёт — мы переходим от ручного управления к автоматизации и регламентированию процессов. Нам нужен человек, который будет не придумывать систему с нуля, а делать это руками: брать наши цели и воплощать их в работающие процессы, регламенты и карты.

Ключевая роль позиции

Операционная система компании. Регламенты, процессные карты, CRM (Битрикс24), контрольные точки и «склейка» отделов — чтобы задачи не терялись на стыках. Главный принцип: не делать типовые задачи за отделы, а создавать понятные инструкции, шаблоны и контрольные точки, чтобы сотрудники закрывали их самостоятельно. Важная часть работы — совместно с руководителями направлений и отделов зафиксировать текущие процессы, выявить узкие места и предложить варианты их устранения, а затем внедрить решения в виде регламентов и настроек в инструментах (CRM, документооборот и др.). У нас уже есть понимание, куда двигаться, — нужно превратить планы в конкретные, воспроизводимые процессы.

Жизнь офиса. Документы, закупки, подрядчики, инфраструктура, онбординг, экспозиция коллекционных игрушек, пропускной режим, организация пространства и встреч, а также резюмирование итогов — чтобы в офисе было чисто, удобно, всё работало, а коммуникации были прозрачными и результативными.

Обязанности

Операционная система компании

• Совместно с руководителями направлений и отделов зафиксировать текущие процессы, выявить узкие места и подготовить предложения по их устранению; на этой базе внедрить регламенты (CRM, документооборот, межотдельные взаимодействия).
• Настроить CRM (Битрикс24): воронки, статусы, контрольные точки, сроки, ответственных — чтобы каждый сотрудник видел статус задачи и следующий шаг.
• Выстроить маршруты эскалации и передачу дел между отделами, убрать «стыки», где теряются задачи.
• Вместе с юротделом: структура хранения данных, шаблоны документов, права доступа, контроль стандартов.
• Контролировать юридическую безопасность: оформление документов, доступы, хранение информации.
• Проводить аудиты, собирать обратную связь, обучать сотрудников, доводить изменения до исполнителей.

Офис, документы и инфраструктура

• Документооборот: сбор и хранение документов сотрудников, ознакомление с ЛНА, ведение реестров, контроль сроков и архивирование.
• Полный цикл закупок: мебель, техника, канцелярия, хозтовары, вода, кофе, снэки — мониторинг цен, выбор поставщиков, приёмка, контроль остатков.
• Организация пространства офиса: зонирование, эргономичность, поддержание порядка и визуальной эстетики, соответствующей духу креативного проекта.
• Организация встреч: подбор времени и переговорных, рассылка приглашений, подготовка материалов и техники, координация участников.
• Резюмирование встреч: фиксация решений и задач, распределение ответственных, внесение в CRM/задачи, контроль исполнения.
• Работа с арендодателем, клинингом, подрядчиками: контроль исполнения обязательств, заявки, претензии, документооборот по договорам и актам.
• Контроль работы подрядчиков по системам безопасности в офисе — от пропускного режима до технических средств.
• Поддержание презентабельного вида офиса, координация клининга, контроль исправности оборудования, плановые осмотры и заявки на ремонт.
• Подготовка рабочего места, техники и доступов для новых сотрудников, первичный инструктаж, сопровождение в первые дни.
• Ведение журнала посещений, оформление и заказ пропусков в офис (в том числе для гостей и подрядчиков), координация курьеров, сортировка и отправка почты.
• Координация с ИТ по рабочим местам, доступам и ПО; журнал техобслуживания.
• Управление доступами к корпоративным сайтам, сервисам и платформам: выдача, контроль, отзыв прав.
• Курирование экспозиции коллекционных игрушек: поддержание порядка, учёт перемещений, контроль целостности экземпляров.

Требования

• Опыт в операционном управлении в малых и средних компаниях — от 2 лет.
• Опыт работы офис‑менеджером — обязателен.
• Умение описывать процессы: не просто «выстроить», а зафиксировать так, чтобы другие могли повторить.
• Битрикс24 — уверенный пользователь, опыт настройки воронок и статусов, задач и проектов, наполнения Базы Знаний.
• Понимание документооборота: ведение реестров, работа с ЛНА, контроль сроков хранения.
• Практический опыт с офисной инфраструктурой: закупки, подрядчики, клининг, техника.
• Опыт работы с доступами к корпоративным сайтам и сервисам: выдача, контроль, отзыв прав, оплата подписок и услуг.
• Навыки межотдельной коммуникации: умение выстраивать диалог без конфликтов.
• Внимание к деталям, проактивность, умение доводить до результата: первая проверка детальности находится прямо внутри вакансии — мы оценим, насколько внимательно вы её прочитаете и как отразите понимание задач в отклике.
• В идеале — опыт работы в розничной сети и в стартапе на этапе роста: это наш контекст, и знакомство с ним будет большим плюсом.
• Английский — будет плюсом (уровень от B1).
• Соответствие ценностям компании: честность, прозрачность, инициативность, результативность, любовь к клиенту. Для нас важна лояльность и готовность вместе преодолевать трудности — у нас бывает непросто, но зато всегда интересно. Наш принцип: если что‑то непонятно — лучше спросить и сделать, чем не спросить и не сделать.
• Уважение к культурному коду России и умение работать с наследием — это часть нашей идентичности.

Условия

• Офис в Москве (Сколково, Гейм‑Кластер).
• Зарплата — от 90 000 ₽ (мы готовы рассмотреть кандидата с идеальным опытом на оклад выше).
• Позиция подразумевает 70 % работы в офисе.
• Атмосфера — творческая и дружелюбная.
• Реальная возможность влиять на процессы: ваши регламенты и шаблоны станут фундаментом для роста компании.
• Важная часть нашей работы — создавать понятный, качественный продукт, который вызывает радость у людей. .

Для отклика на данную позицию ответьте на два вопроса:

1. Был ли у вас опыт работы офис‑менеджером? Укажите, сколько лет или месяцев вы работали в этой роли.
2. Был ли у вас опыт работы с операционными процессами? Расскажите, какие процессы выстраивали, что было до и что стало после.

Присоединяйтесь, чтобы создавать наследие и вдохновлять тысячи людей с помощью нашего искусства!