Специалист по делопроизводству и архиву

Обязанности:

• Регистрация и первичная обработка:
  • Прием всей входящей корреспонденции (Почта России, курьеры, Желдорэкспедиция и др.).
  • Регистрация входящих и исходящих пенсионных документов в системе 1С: УДФ.
  • Первичная экспертиза документов (проверка наличия печатей, подписей, отсутствия исправлений).
• Архив и сканирование:
  • Сканирование и размещение документов в 1С: ЭА (включая повторную загрузку по запросам коллег, если первый скан оказался нечитаемым).
  • Формирование ежедневных папок и описей поступающих документов.
  • Комплектование архивных коробов, составление описей и подготовка к отправке на централизованное хранение.
  • Изъятие документов из архива по запросу смежных подразделений (with оформлением листов-заменителей и фиксацией в 1С: УДФ).
• Взаимодействие и контроль качества данных:
  • Подготовка сопроводительных писем при возврате документов.
  • Формирование почтовых реестров для отправки официальных писем через Почту РФ.
  • Обеспечение сохранности документов, поступивших на регистрацию и отправку.
  • Проверка качества работы в ИС: контроль отсутствия пустых карточек документов (без прикрепленных файлов) и разбор папки «Неразобранные».

Требования:

• среднее профессиональное или высшее образование по специальностям «Документоведение и архивоведение», «Административный менеджмент», «Юриспруденция» или смежным направлениям.
  • Будет преимуществом: наличие сертификатов по электронному документообороту (ЭДО), например, «1С:Документооборот», или курсов по архивному делу.
• Опыт работы от 1–2 лет в сфере делопроизводства или регистрации документов.
  • Предпочтительно: в финансовых организациях, НПФ, банках или государственных учреждениях.
  • Понимание норм делопроизводства, правил регистрации входящей корреспонденции.
  • Практический опыт обработки входящего потока (сканирование, индексация, маршрутизация).
  • Успешный опыт работы со смешанными потоками (бумажные документы, email, ЭДО-системы) с фокусом на конфиденциальные материалы и персональные данные клиентов.
  • Навыки контроля: проверка комплектности, выявление дубликатов, подготовка уведомлений о приеме.

Мы предлагаем:

• Стабильность: официальное трудоустройство с первого дня.
• Доход: фиксированный оклад + квартальная премия.
• Забота о здоровье: расширенный пакет ДМС со стоматологией с первого рабочего дня.
• Поддержка: доплата по больничному листу до 100% (раз в год до 10 дней).
• Бонусы: единовременная выплата к отпуску в размере оклада (со второго года работы).