Секретарь на ресепшен – администратор офиса

до 80 000 ₽

Национальный Инновационный Центр

Обязанности:

Приём и диспетчеризация поступающих телефонных звонков, фиксация и передача сообщений исполнителям о поступивших звонках;
Приём, обработка и контроль сообщений электронной почты;
Ведение документооборота: входящая (включая электронную почту), исходящая корреспонденция, служебные записки, приказы по основной деятельности в электронном виде и на бумажных носителях. Регистрация, учет, ведение реестров, составление сопроводительных писем, сканирование и копирование, брошюровка и архивирование внутреннего документооборота;
Заказ пропусков в офис для посетителей и автотранспорта;
Организация отправки и получения корреспонденции в почтовых отделениях Почты России (в том числе работа с личным кабинетом) и посредством курьерских компаний (КСЕ, Достависта);
Приём посетителей, подготовка переговорной комнаты для проведения встречи;
Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, воды, мебели и иного офисного оборудования. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. Обеспечение порядка и чистоты в офисе, контроль клининга;
Сопровождение мелкого ремонта офисных помещений, обслуживания и ремонта кулеров, кофе машин, кондиционеров, и прочих бытовых приборов;
Сопровождение договоров аренды помещений, курьерских услуг, корпоративной связи и иных договоров в рамках административно – хозяйственной деятельности в части своевременной оплаты оказанных услуг/поставленных товаров и контроля закрытия актами/товарными накладными;
Организация чая/кофе, сопровождение корпоративных мероприятий;
Поддержка переездов во вновь арендуемые офисы;
Заказ сувенирной, полиграфической и печатной продукции (визитки, листовки, брошюры).

Требования:

Стаж работы не менее 1 года на аналогичной должности;
Отличное владение правилами русского языка и навыками делового общения;
Грамотная речь, письмо и умение излагать свои мысли;
Знание основ делопроизводства;
ПК - уверенный пользователь;
Знание программ MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook;
Знание оргтехники;
Умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

Официальное оформление по ТК РФ;
График работы: с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00;
Испытательный срок 3 месяца;
ДМС;
Обучаем и помогаем адаптироваться новому сотруднику;
Офис в пяти минутах пешком от м. Калужская и в 10 минутах от БКЛ Воронцовскя.

Опубликована 9 дней назад

Секретарь на ресепшен – администратор офиса

до 80 000 ₽

Вакансия в подборках