Бизнес-ассистент генерального директора / Координатор договоров и партнёрских коммуникаций (IT)

Мы — Tages, IT-компания: делаем проектную разработку программных решений под заказ и запускаем направление лицензирования собственных продуктов. У нас длинные B2B-сделки, рамочные договоры и допники, иногда тендеры. 99% документооборота — в электронном виде (ЭДО), но бумажные оригиналы по требованию клиентов тоже понимаем и соблюдаем.

Зачем нам Вы:

У генерального директора много встреч и коммуникаций. Нужно, чтобы после каждой беседы был зафиксирован следующий шаг, NDA не терялись, договоры не лежали без подписи, а контакты не «уплывали» в чаты. Вам интересно наводить порядок в документах и одновременно развивать деловые связи? Тогда это та самая роль.

Чем вы будете заниматься

- Документооборот. Готовите и сопровождаете NDA, рамочные договоры услуг, агентские соглашения, допсоглашения. Сверяете предмет и ключевые условия с КП/перепиской, отслеживаете прохождение по ЭДО, обеспечиваете корректные реквизиты и своевременную передачу закрывающих в бухгалтерию. Если контрагенту необходимо организуете бумажный вариант.

- Партнёрская база и follow-up. Заносите новые контакты, обновляете статусы, видите, где зависли договорённости, напоминаете ответственным и помогаете не терять тёплых лидов. Ваша зона - чтобы «познакомились» превращалось в «подписали NDA / обсудили проект».

- Нетворкинг и мероприятия. По необходимости сопровождаете CEO на конференциях, закрытых встречах, тематических событиях. Фиксируете договорённости, собираете контакты, в течение 48 часов отправляете персональные follow-up письма (не сухие шаблоны), заносите всё в базу и двигаете к следующему шагу.

- Регистрация ПО / взаимодействие с юристами. Собираете исходные данные и файлы, заполняете формы, ведёте календарь дедлайнов. По сложным вопросам подключаете юристов — умеете координировать и «дожимать».

- Коммерческие предложения. По запросу собираете вводные от сейлов/техлидов, считаете простую смету в Excel (формулы, ВПР, сводные), формируете КП и следите, чтобы оно ушло вовремя.

Что НЕ входит. Это не офис-менеджер и не ресепшен. Заказ воды, канцтовары, пропуска, рассадка гостей и т. п. - вне зоны вашей ответственности.

Мы будем рады Вам, если

• Есть 2–6 лет опыта в одной или нескольких ролях: бизнес- / ассистент руководителя / специалист по договорной работе / административный координатор / sales ops в коммерческих B2B-компаниях (IT, digital, интеграторы, сервисные, продуктовые).

• Умеете работать с электронным документооборотом (Диадок, СБИС или аналог), понимаете ценность ЭЦП и цепочку согласования.

• Сверяете договор с КП/перепиской и видите расхождения в предмете, сроках, стоимости и базовых условиях.

• Комфортно общаетесь с партнёрами: легко собираете контакты и пишете грамотные follow-up письма.

• Отличный письменный русский ; английский для переписки - плюс, но не обязательно на старте.

• Excel на уровне формул, ВПР, сводных; аккуратность с цифрами.

Плюсом будет

• Опыт в компаниях с длинными B2B-сделками и договорной «многослойкой» (рамки + допники).

Формат работы и условия

• Москва, офис (гибрид по необходимости). Возможны командировки.

• Полная занятость, полный день.

• Прямое функциональное взаимодействие с Генеральным директором; административно - операционный директор.

• Конкурентная компенсация: обсуждаем индивидуально по опыту и зоне ответственности .

• Оформление: ТК РФ.

• Корпоративные чаты — Mattermost и Telegram.

Как откликнуться

Пришлите резюме и коротко ответьте на 3 вопроса (2–3 предложения на каждый):

1. Пример, когда после мероприятия вы довели контакт до NDA или договора.

2. Что вы проверяете в договоре перед согласованием.

3. Как контролируете, чтобы документы не «зависали» на согласовании.

Так мы быстрее сориентируемся и решим, продолжать ли интервью. Закрываем позицию оперативно.