Личный помощник руководителя / ассистент руководителя

О компании
Полимер Техсинтез — российское производство полимерных изоляционных материалов для промышленности, строительства, телеком- и энергетических компаний.
Мы растём, автоматизируем процессы и ищем помощника руководителя, который поможет навести порядок в делах, документах и коммуникациях, чтобы руководитель мог сосредоточиться на развитии бизнеса.

Обязанности

Организационная и административная поддержка руководителя

• Планирование и координация рабочего графика руководителя.
• Организация личных и деловых встреч, переговоров и мероприятий.
• Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц, трансфера.
• Контроль календаря, напоминание о важных встречах, сроках и обязательствах.
• Выполнение личных и служебных поручений руководителя различного уровня сложности.

Личные и бытовые поручения

• Организация бытовых вопросов руководителя (покупка билетов, бронирование ресторанов, запись на услуги, организация досуга, отвезти/забрать автомобиль)

• Решение текущих бытовых вопросов дома и в офисе.
• Подготовка подарков, поздравлений и сувенирной продукции.

Финансово-хозяйственные вопросы

• Оплата счетов (коммунальные услуги, связь, интернет, подписки и др.).
• Подготовка информации по расходам и предоставление отчетности руководителю.

Документооборот

• Ведение, систематизация и хранение документов, подготовка доверенностей, писем и запросов
• Контроль сроков действия договоров, страховок, доверенностей и иных документов.
• Работа с курьерскими службами и почтовыми отправлениями.

Взаимодействие с контрагентами

• Деловая переписка и телефонные переговоры.
• Координация работы подрядчиков, контроль исполнения договоренностей соблюдения сроков.

Недвижимость

• Взаимодействие с арендаторами, координация подрядчиков по обслуживанию объектов.
• Взаимодействие с управляющими компаниями, ресурсоснабжающими организациями, Росреестром, кадастровыми инженерами, БТИ и другими государственными органами.

Контроль исполнения поручений

• Контроль выполнения поставленных руководителем задач и контроль сроков исполнения.

Аналитическая и информационная поддержка

• Поиск, анализ и структурирование информации по запросу руководителя.
• Подготовка презентаций, таблиц, аналитических справок и отчетов.

Требования

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Грамотная устная и письменная речь, умение работать с большим объемом информации.
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Excel, Google Sheets, электронный документооборот, мессенджеры, ИИ-инструменты).
• Навыки деловой переписки, опыт ведения документооборота.
• Готовность к разъездному характеру работы.
• Умение работать в режиме многозадачности и быстро переключаться между задачами.

Личные качества

• Высокий уровень самоорганизации, проактивность и инициативность.
• Внимательность к деталям, тактичность и дипломатичность.
• Умение расставлять приоритеты, стрессоустойчивость.
• Высокий уровень ответственности, исполнительность.
• Абсолютная конфиденциальность (подписание соглашения о неразглашении).

Будет преимуществом

• Опыт работы личным помощником собственника бизнеса или генерального директора.
• Опыт взаимодействия с государственными органами.
• Опыт сопровождения объектов недвижимости.
• Навыки организации мероприятий.
• Опыт работы с CRM-системами, электронным документооборотом, ИИ-инструментами.
  
  Условия
  Полный рабочий день: 9:00 – 18:00, пн–пт.
  Стартовая зарплата 60 000 ₽
  Официальное оформление и стабильная занятость.
  Современный офис, кофе-пойнт, парковка, дружная команда.
  Руководитель, который ценит системность, инициативу и уважает личные границы.
  На этапе адаптации — поддержка и пошаговое введение в процессы.
  Как добраться
  Офис расположен в районе Горного Щита, 20–25 минут от центра,
  Для автовладельцев — парковка у здания.
  Довоз сотрудникам не предусмотрен.
  Как откликнуться
  Будет плюсом короткое сопроводительное письмо:
  расскажите, почему вас заинтересовала эта вакансия и почему мы должны выбрать именно Вас?