Специалист по документообороту и контролю заказов

Компания МаксМедиа работает в сфере наружной рекламы, выполняет сложные и технологические заказы. Среди наших заказчиков: Волжские термы, ВТБ, Самаринвестнефть, Эколайн (Москва), БруклинБоул, AB InBev Efes , Перчини, Хокку, Кэрри, ДжониВу, Патари.

В связи с расширением мы ищем еще одного помощника.

Внимание, это вакансия для фанатов порядка и таблиц!

• Если вы ищете активную работу с клиентами, переговоры и продажи — это не она.

• Если мы на собеседовании откроем Excel, а вы почувствуете дискомфорт — нам будет жаль потраченного времени.

• Наша идеальная кандидатура — это усидчивый, педантичный организатор, который находит удовлетворение в том, чтобы сложные процессы были четко задокументированы, учтены и систематизированы.

Обязанности:

Ваша основная задача — обеспечить безупречный порядок в документах и точный учет по всем заказам.

• Ведение и систематизация заказов в Excel: Ваша ежедневная рабочая среда — это таблицы. Вы будете создавать и вести детальные отчеты по стоимости, срокам и статусам заказов.

• Документооборот : Полный цикл работы с документами: проверка входящих документов и дизайн-макетов от заказчиков, подготовка типовых договоров для подрядчиков, контроль получения закрывающих документов.

• Работа с заказчиками и исполнителями: через мессенджеры и email - только уточнения по заказам и срокам
  Актуализация и пополнение баз клиентов и подрядчиков, поиск новых контактов при необходимости.

Требования:

Нам важен человек, для которого работа с данными и документами — это не рутина, а способ создавать и поддерживать функциональный порядок.

• Обязательно: Опыт работы с документами от 1 года. Уверенный пользователь Excel - сводные таблицы, формулы СУММЕСЛИ, фильтры — это ваш ежедневный инструмент).

• Мы ждем , что Вы — систематизатор. Вам нравится, когда все разложено по полочкам, учтено и под контролем.

• У вас грамотная письменная коммуникация и умение решать вопросы опосредованно через мессенджеры и email.

• Важное уточнение: Это позиция операционного сопровождения, а не привлечения клиентов.

Будет большим плюсом:

• Внимательность к деталям и художественный вкус (для первичной оценки дизайн-макетов).

• Готовность освоить некоторые графические программы, чтобы вы смогли читать макеты (мы научим)

• Умение настраивать и адаптировать рабочие инструменты (Excel, CRM и т.п.) под себя для максимальной эффективности.

Мы готовы предложить:

Полный рабочий день в офисе. Возможность перехода на гибридный график (офис + удаленно) рассматривается индивидуально после периода успешной работы

Возможность развития: посещение тематических конференций и т.п.;

Месторасположение офиса: г. Самара, ул. Солнечная 28А;