Начальник управления административного и офисного сопровождения

Департамент информационных технологий Москвы создает и развивает цифровые проекты, которые делают столицу комфортнее, а жизнь горожан — удобнее и мобильнее. Для системы управления столицей технологии — это незаменимый инструмент, который применяется во всех отраслях экономики, городского хозяйства и социальной сферы. А для миллионов горожан — повседневный помощник, который позволяет получать сотни услуг и сервисов в удобном цифровом формате в режиме 24/7.

Что нужно делать:

• контролировать деятельность офис‑менеджеров, включая управление офисом и оказание услуг по санитарному содержанию и уборке помещений;

• управлять централизованными процессами АХО по направлению офисного обслуживания — обеспечивать их бесперебойность и соответствие установленным стандартам;

• участвовать в закупочной деятельности: формировать и согласовывать документы для закупок по 44‑ФЗ, 223‑ФЗ и закупок малого объёма (технические задания, коммерческие предложения, обоснования, служебные записки);

• инициировать закупки услуг по санитарному содержанию и уборке помещений, а также поставку хозяйственных товаров для нужд офиса; формировать технические задания на оказание соответствующих услуг;

• организовывать и контролировать качество уборки, взаимодействовать с подрядчиками: оформлять и направлять заявки, вести переписку, проводить встречи, контролировать исполнение контрактов и ведение текущей и отчётной документации;

• следить за предоставлением и комплектностью отчётной документации по исполнению контрактов на оказание услуг и поставку товаров;

• обеспечивать наличие расходных материалов и средств дезинфекции, контролировать их закупки и учёт;

• планировать бюджет по клининговым услугам и закупке санитарно‑гигиенических товаров, согласовывать его с финансовыми подразделениями и контролировать исполнение;

• координировать проекты по подготовке новых помещений к эксплуатации, следить за соблюдением сроков и качеством работ;

• контролировать учёт рабочих мест и заполненность офисов, обеспечивать актуальность и точность данных по рассадке сотрудников и закреплению рабочих мест;

• определять потребности и организовывать информирование сотрудников о плановых работах, эвакуациях, тестировании инженерных систем, инструктажах и т. п.; организовывать изготовление табличек, информационных плакатов, навигационных указателей и др.;

• выстраивать процессы обработки и анализа обратной связи по качеству услуг, предоставляемых управлением;

• координировать взаимодействие со смежными командами для выстраивания эффективных бизнес‑процессов;

• обеспечивать методологическую поддержку, актуализировать электронные рабочие инструменты и обучающие материалы;

• распределять и контролировать исполнение заявок подотчётного управления в системе mos.itsm;

• организовывать работу ШАТТЛа (документооборот между офисами);

• разрабатывать и согласовывать новые услуги управления;

• контролировать благотворительные инициативы по сбору и вывозу вторсырья и ненужных вещей.

Какие знания и навыки нам важны:

• опыт работы от 7 лет на руководящих должностях в административно‑хозяйственной службе с контролем деятельность офис‑менеджеров

• опыт с 44‑ФЗ или 223-ФЗ включая московское законодательство в сфере закупок

• развитые навыки управления и работы с людьми, умение выстраивать процессы и мотивировать команду

• уверенное владение ПК и пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook

• опыт работы в системе электронного документооборота Правительства Москвы

• знание программы 1С

• навыки планирования и контроля бюджета, умение обосновывать и защищать бюджетные статьи

• способность анализировать эффективность текущих процессов и предлагать улучшения

• организованность, внимание к деталям, умение работать в многозадачном режиме и соблюдать сроки

• проактивность, ответственность, готовность принимать решения и нести за них ответственность

• умение грамотно выстраивать коммуникацию с подрядчиками, внутренними заказчиками и смежными подразделениями

Что предлагаем:

• рыночную зарплату и премии
• комфортабельный офис
• офисный формат работы с 09:00 до 18:00
• интересные задачи и ресурсы для их реализации
• преимущества аккредитованной IT-компании
• материальную помощь в случае важных событий в жизни
• корпоративное обучение у топовых провайдеров и доступ к онлайн-библиотеке
• корпоративные тренировки и спортивные активности: бег, футбол, волейбол, баскетбол, теннис и другие
• комьюнити по интересам
• скидки от партнеров на ДМС, связь, развлечения, подарки, спорт и т.д

Стань частью команды ДИТ Москвы и воплощай в жизнь цифровые проекты столицы!