Координатор проектов/Офис-менеджер

О компании:

АйПиЭм Консалтинг — ведущая российская консалтинговая компания с командой, входящая в ТОП-15 рейтинга ведущих компаний и групп в области технического аудита и консалтинга. Сейчас мы ищем координатора проектов, который также возьмет на себя функции офис-менеджера. Это ключевая роль для слаженной работы нашей команды: вы будете отвечать за организационную поддержку проектов и обеспечивать комфортную, бесперебойную работу офиса. Мы ждем ответственного, проактивного человека, готового взять под контроль множество процессов и стать опорой для коллег.

Обязанности:

Координация проектов:

· Поддержание в актуальном состояние документов для участия в тендерах и коммерческих предложений.

· Сбор и подготовка пакета документов для получения сертификации в СРО и аккредитации в банках.

· Ведение проектных реестров, организация документооборота с заказчиками и подрядчиками.

· Подготовка и проверка первичных бухгалтерских документов по проектам (счета, акты, счета-фактуры и пр.).

· Работа в 1С и Битрикс24 (или аналогичном сервисе управления):

• ведение и актуализация клиентской базы (создание и обновление карточек клиентов, контактов и сделок);
• формирование счетов, актов, договоров и иных документов;
• контроль статусов договоров, оплат и закрывающих документов;
• взаимодействие с руководителями проектов по вопросам актуализации информации в CRM;
• контроль соблюдения внутренних стандартов ведения CRM и документооборота

Офис-менеджмент:

· Прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции.

· Организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц.

· Организация встреч, совещаний, переговоров, заказ пропусков, приём посетителей и гостей.

· Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды, канцелярии, координация вызова мастеров.

· Участие в организации корпоративных мероприятий.

· Выполнение поручений руководства.

· Опыт работы от 1 года на позиции координатора проектов, секретаря или офис-менеджера.

· Знание основ делопроизводства и документооборота.

· Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

· Организационные и административные навыки, умение работать в режиме многозадачности.

· Готовность принимать самостоятельные решения в рамках своей зоны ответственности.

· Грамотная устная и письменная речь.

Условия:

· Оформление по ТК РФ с первого дня.

· График работы 5/2, с 9:00 до 18:00, офисный формат.

· Молодая команда и комфортная рабочая атмосфера.

· Развитая корпоративная культура: корпоративы, вечера настольных игр.

· Уютный офис в шаговой доступности от м. Бутырская.

​​​​​​​​​​​​​​