Секретарь руководителя

Планирование рабочего графика руководителя (встречи, совещания, командировки)

Приём и распределение входящих звонков, фильтрация корреспонденции (бумажной и электронной), передача информации адресатам

Ведение делопроизводства: регистрация, учёт и хранение входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, приказов и распоряжений

Подготовка и оформление деловой документации (служебные записки, письма, протоколы совещаний, отчёты) по поручению руководителя

Организация проведения совещаний, в том числе по средствам видеоконференцсвязи (ВКС), при необходимости ведение протоколов совещаний

Организация и контроль текущего хозяйственного обеспечения офиса (канцелярия, расходные материалы, бытовая химия, питьевая вода и т. д.)

Взаимодействие с подрядными организациями по вопросам обслуживания офиса (уборка, ремонт, обслуживание техники и систем жизнеобеспечения)

Контроль состояния офисного оборудования (компьютеры, принтеры, факсы, телефоны, системы кондиционирования и т. п.), своевременное информирование IT‑отдела и технических служб о неисправностях

Координация взаимодействия между структурными подразделениями компании по организационным вопросам;

Оперативное взаимодействие с органами власти по текущим организационным вопросам

Поддержка документооборота с контролирующими и надзорными органами в части организационных вопросов

Осуществление приема и отправки почтовой корреспонденции через Почту России, экспресс - почту

Участие в организации корпоративных мероприятий, поздравлении работников компании

Выполнение иных поручений Генерального директора, относящиеся к деятельности секретаря