Бизнес ассистент

Это не вакансия секретаря.

И не вакансия классического помощника.

Мы ищем человека, который станет правой рукой собственника и возьмет под контроль операционные задачи, чтобы освобождать время для развития бизнеса, переговоров и запуска новых проектов.

О собственнике

Сергей Выставкин — предприниматель, развивающий несколько направлений бизнеса одновременно.

Среди проектов:

• Центр семейной психологии с более чем 15-летней историей;
• B2B-направление по поставкам оборудования и технологических решений из Китая.

Главная задача

Стать человеком, который обеспечивает порядок в работе собственника. Не выполнять отдельные поручения. А выстроить систему, в которой:

ничего не забывается;
ничего не теряется;
каждая задача имеет ответственного;
каждый проект движется вперед;
а собственник занимается только теми вопросами, где действительно необходимо его участие.

Чем предстоит заниматься

Управление задачами собственника

Ваша задача — превратить поток идей и решений в понятную систему исполнения.

Что входит:

• фиксация всех поручений;
• постановка задач сотрудникам;
• определение приоритетов;
• контроль сроков;
• ежедневный контроль исполнения;
• контроль качества выполнения;
• ведение единой системы задач;
• подготовка ежедневной сводки для собственника.

Контроль команды

Необходимо контролировать выполнение задач сотрудниками компании.

В том числе:

• администраторами;
• руководителями направлений;
• подрядчиками;
• внешними исполнителями.

Важно не выполнять работу за сотрудников, а добиваться ее выполнения.

Организация работы собственника

• управление календарем;
• организация встреч;
• подготовка материалов к переговорам;
• ведение протоколов совещаний;
• контроль исполнения решений;
• подготовка презентаций;
• подготовка коммерческих предложений;
• сопровождение рабочих поездок;
• организация командировок;
• подготовка отчетов.

Аналитика

• искать информацию;
• анализировать рынки;
• изучать конкурентов;
• искать поставщиков;
• искать потенциальных клиентов;
• готовить сравнительные таблицы;
• формировать выводы и рекомендации.

ChatGPT и другие AI-инструменты являются ежедневным рабочим инструментом.

Подбор сотрудников

Вы будете участвовать в построении команды.

В обязанности входит:

• публикация вакансий;
• первичный отбор кандидатов;
• телефонные интервью;
• проведение первичных собеседований;
• подготовка заключения по кандидатам;
• организация финальных интервью;
• сопровождение выхода сотрудника;
• контроль адаптации.

Подготовка документов

Подготовка: регламентов; инструкций; коммерческих предложений и т.д

Контроль проектов

Одновременно ведется несколько проектов.

Ваша задача:

• отслеживать статус каждого проекта;
• контролировать сроки;
• координировать участников;
• выявлять риски;
• своевременно информировать собственника о проблемах;
• добиваться выполнения принятых решений.

Финансовый контроль

В том числе: ведение календаря платежей, напоминание о платежах, подготовка отчетности по финансам

Коммуникации

От имени собственника необходимо взаимодействовать с: клиентами; подрядчиками; партнерами; кандидатами; сотрудниками компании.

Важно уметь грамотно вести деловую переписку и профессионально представлять интересы руководителя.

Личные поручения

Например: бронирование билетов; организация поездок; поиск подрядчиков;

Кого мы ищем

Человека, который:

• умеет самостоятельно принимать решения;
• любит порядок и системность;
• способен одновременно контролировать десятки процессов;
• быстро обучается;
• обладает высоким уровнем самоорганизации;
• умеет работать без постоянного контроля;
• внимателен к деталям;
• умеет добиваться результата;
• грамотно пишет и говорит;
• не боится высокой ответственности;
• любит аналитику;
• активно использует AI в ежедневной работе.

Что точно не подойдет

Не откликайтесь, если вы:

• ждете подробных инструкций на каждую задачу;
• легко забываете договоренности;
• привыкли работать только по четкому графику без гибкости;
• избегаете ответственности;
• перекладываете проблемы на других;
• теряетесь при большом количестве задач;
• не готовы самостоятельно искать решения.

Будет преимуществом

• опыт работы бизнес-ассистентом собственника от 1 года;
• опыт управления проектами;
• опыт координации команды;
• опыт внедрения бизнес-процессов;
• уверенное владение CRM-системами;
• опыт работы с Bitrix24, Trello или аналогами;
• уверенное использование ChatGPT и других AI-инструментов;
• навыки подготовки презентаций и аналитических материалов.

Что вы получите

Работу рядом с предпринимателем, который ежедневно принимает десятки управленческих решений и развивает несколько направлений бизнеса.

Возможность участвовать в запуске новых проектов, переговорах с крупными компаниями, построении бизнес-процессов и принятии стратегических решений.

Эта позиция подойдет человеку, который хочет не просто выполнять поручения, а понимать, как управляются компании, строятся команды и принимаются решения на уровне собственника.

Если вы ищете место, где можно значительно ускорить свой профессиональный рост, готовы брать ответственность и умеете доводить дела до результата, будем рады познакомиться.

Как откликнуться

В сопроводительном письме коротко ответьте на три вопроса:

1. Почему именно эта вакансия вас заинтересовала?
2. Каким своим профессиональным результатом вы гордитесь больше всего?

Кандидаты без сопроводительного письма не рассматриваются.