Помощник/ассистент руководителя

Основные обязанности:

1. Контроль ключей, систем доступа (СКУД), электроснабжения, работы сети интернет и офисной техники (принтеры, МФУ).
2. Закупка канцелярских товаров, ведение учета и контроль складских запасов.
3. Взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией, клининговыми службами и мастерами по ремонту.
4. Поддержание чистоты в офисе, управление зонами общего пользования (кофемашина, микроволновая печь, чайник и т.д.).
5. Помощь менеджеру по ВЭД в подготовке и систематизации документов (контракты, дополнительные соглашения, сканирование, архивирование — бумажное и электронное).
6. Участие в оформлении и отслеживании сертификатов для импорта (EAC, сертификаты соответствия и т.д.).
7. Переписка и координация с российскими органами по сертификации и лабораториями, мониторинг статусов и своевременное информирование.
8. Кадровое администрирование и поддержка сотрудников:
9. Сбор документов новых сотрудников (паспорт, регистрация, ИНН, банковские карты)
10. Взаимодействие с агентствами по вопросам оформления рабочих виз для граждан КНР, организация медосмотров, страховок и получения рабочих карт.
11. Помощь китайским сотрудникам в решении бытовых вопросов: поиск и аренда жилья, регистрация, визовые вопросы и прочее.
12. Помощь в открытии и изменении банковских счетов, подача необходимых документов.
13. Организация текущих мелких закупок для нужд компании.
14. Подготовка документов по командировочным расходам сотрудников.
15. Сбор счетов и актов по текущим расходам компании, предоставление реестра затрат для EMIN .
16. Совместная работа с IT-специалистом по поддержке сайта компании, помощь в создании маркетинговых материалов и рекламная поддержка.
17. Изготовление визиток, подготовка, закупка и выдача корпоративных подарков для мероприятий в соответствии со стандартами компании.
18. Организация и проведение корпоративных праздников и значимых мероприятий компании.
19. Подача заявок и оформление электронных ПТС (ЭПТС).
20. По поручению компании — взаимодействие с агентствами и юристами по вопросам таможенных залогов (подготовка и подача документов, сопровождение юридических процедур).

Требования к кандидату:

• Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, административным координатором или специалистом по документообороту будет преимуществом.
• Уверенное владение компьютером и офисными программами.
• Умение работать с большим объёмом документов и информации.
• Навыки ведения реестров, таблиц, архивов и деловой переписки.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Внимательность к деталям и документам.
• Ответственность, исполнительность и соблюдение сроков.
• Организованность и способность самостоятельно контролировать несколько задач одновременно.
• Готовность взаимодействовать с подрядчиками, государственными органами, банками, агентствами и сервисными компаниями.
• Способность оперативно решать административные, бытовые и технические вопросы.
• Умение сохранять конфиденциальность при работе с персональными, кадровыми и коммерческими данными.
• Опыт работы в сфере импорта, ВЭД, сертификации, таможенного оформления или продажи спецтехники будет преимуществом.

• Работа в стабильной компании, занимающейся импортом и продажей спецтехники.
• Официальное оформление в соответствии с трудовым законодательством.
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00.
• Формат работы: преимущественно офисный.
• Место работы: Москва, ул. Неверовского 9.
• Заработная плата: от 80 000 руб. на руки.
• Испытательный срок: 3 месяца.
• Своевременная выплата заработной платы.
• Возможность получить опыт в сфере ВЭД, импорта, сертификации и таможенного оформления.
• Работа в международной среде с российскими и китайскими сотрудниками и партнёрами.
• Возможность профессионального роста до административного руководителя, координатора ВЭД или операционного менеджера.