Бизнес ассистент/Помощник руководителя

ООО «ТЭК Информ» — системный интегратор, реализующий решения по автоматизации, совершенствованию и оптимизации бизнес-процессов в крупнейших компаниях электроэнергетического комплекса.
Компания работает более чем в 15 субъектах РФ, а широкая региональная сеть партнеров позволяет реализовывать проекты и организовывать сервисы любой сложности по всей территории России.

Обязанности
1. Организационно-документационное обеспечение
- Прием и первичная обработка входящей корреспонденции/документов на руководителя; передача в подразделения/исполнителям по решению руководителя.
- Ведение учета документов, поступающих на контроль: регистрация, отражение статусов, контроль прохождения и исполнения в управляющей системе.
- Внесение резолюций/поручений руководителя в 1С:Документооборот и LanDocs, направление на исполнение.
- Ежедневный мониторинг входящих сообщений/поручений в LanDocs и корпоративной почте, организация исполнения.
- Контроль сроков исполнения поручений; еженедельный отчет по исполнительской дисциплине.
- Проверка корректности оформления, комплектности и соблюдения процедуры согласования документов, передаваемых руководителю на рассмотрение/подпись.
- Подготовка проектов писем/ответов на запросы и обращения.
- Поиск и обработка информации по запросу руководителя; подготовка справок, аналитических материалов, отчетов, презентаций, докладов/выступлений

2. Документационно-информационное и административное сопровождение

• Ведение календаря руководителя, планирование встреч и рабочего графика.
• организация телефонных переговоров (переадресация, конференц-связь), работа с мини-АТС; фиксация информации в отсутствие руководителя и доведение до сведения.
• Организация совещаний/встреч (включая ВКС): сбор материалов, приглашения и оповещение, бронирование переговорных, подготовка и печать материалов.
• Протоколирование совещаний.
• Оформление пропусков, встреча гостей (чай/кофе), своевременный заказ продуктов/расходных материалов.
• Ежедневная проверка готовности рабочего места руководителя (АТС, канцелярия и т.п.).
• Travel-поддержка/командировки: проработка маршрутов, подбор рейсов/гостиниц, бронирование ж/д и авиабилетов, организация трансферов, координация водителя, составление и согласование почасового графика на период командировки.
• Организация курьерской/экспресс-доставки корреспонденции в рамках действующих договоров.
• Работа с персональными данными, коммерческой тайной и конфиденциальной информацией.

Требования:
- Опыт работы помощником первого лица/бизнес-ассистентом от 5 лет.
- Высшее образование.
- Отличное знание MS Office: Word, Excel; уверенное владение PowerPoint.
- Опыт работы в СЭД LanDocs и 1С:Документооборот (обязательно).
- Умение выстраивать контроль поручений и сроков, готовить отчетность по исполнительской дисциплине.
- Аналитический склад ума, умение работать с большим объемом информации.
- Грамотная устная и письменная речь, высокий уровень деловой переписки.
- Знание принципов передачи информации по защищенным каналам связи.
- Знание основ делопроизводства и документооборота: унифицированные стандарты ОРД, схема документооборота, порядок контроля прохождения документов, номенклатура дел и передача в архив.
- Понимание порядка работы с договорами (в части оформления/исполнения), правил использования и хранения печатей.
- Знание основ трудового законодательства РФ (в объеме, необходимом для роли).
- Личные качества: внимательность к деталям, конфиденциальность, стрессоустойчивость, организованность, умение работать в режиме многозадачности.
- Рекомендации с последних мест работы (обязательно).

Условия:
- Оформление по ТК РФ.
- Белая заработная плата.
- ДМС (расширенный пакет + стоматология).
- Обучение за счет компании.
- Бесплатный корпоративный транспорт от метро Приморская.