Координатор коммерческого отдела

• Осуществляет техническое обеспечение работы Директора по продажам: организация переговоров, встреч, бизнес-ревью, телеконференций, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня, техническом обеспечении;
• Ведет протоколы и другие документы, фиксирующие ход и результат встреч, заседаний, переговоров;
• Доводит до сведения работников коммерческого отдела Общества указания, распоряжения руководства и контролирует их исполнение;
• Осуществляет сбор информации, подготовку и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов;
• Ведет делопроизводство, получает корреспонденцию, направляемую в адрес сотрудников коммерческого отдела;
• Составляет письма, запросы, другие документы по поручению непосредственного руководителя;
• Выполняет служебные поручения Директора по продажам.
• Несёт ответственность за формирование, расчёт, защиту и исполнение бюджета коммерческого отдела, включая контроль исполнения бюджета в течение года и подготовку дополнительного бюджета при необходимости;

• Осуществляет ведение процессов бюджетирования и финансового планирования в системе 1С;
• Осуществляет рабочее взаимодействие с сотрудниками бухгалтерии, финансового отдела и иных подразделений Общества по вопросам бюджетирования, финансового контроля, согласования расходов, оформления первичных и отчётных документов;
• Осуществляет согласование и проверку в системе 1С заявок на выплату суточных сотрудникам коммерческого отдела в рамках установленных регламентов.
• Осуществляет сопровождение коммерческих процессов, координацию взаимодействия с внутренними подразделениями Общества и обеспечение своевременного исполнения согласованных действий;
• Осуществляет постоянное взаимодействие с контрагентами, сотрудниками коммерческого отдела и смежными подразделениями Общества по вопросам реализации коммерческих процессов и задач;
• Осуществляет координацию взаимодействия коммерческого отдела со смежными подразделениями Общества;
• Участвует в сопровождении изменений в процессах коммерческого отдела, связанных с внедрением новых инструментов, сервисов и информационных систем. осуществляет координацию сотрудников, задействованных в соответствующей деятельности;
• Организует и оптимизирует процессы оформления командировок сотрудников коммерческого отдела, использования корпоративных карт, оформления авансовых отчётов и закупок в рамках коммерческого бюджета;
• Обеспечивает сопровождение закупок и расходов коммерческого отдела, включая взаимодействие с подрядными организациями и внутренними подразделениями Общества.
• Осуществляет процедуру согласования корпоративных писем и иной документации в системе Bitrix, вносит корректировки при необходимости, контролирует сроки и корректность согласования;
• Контролирует соблюдение требований внутренних регламентов и процедур Общества при реализации коммерческих процессов и мероприятий;
• Отслеживает актуальность групп рассылки сотрудников коммерческого отдела в Outlook, в Bitrix, инициирует включение новых сотрудников в группы и чаты.
• Организует и сопровождает коммерческие и корпоративные мероприятия (совещания, региональные встречи, поездки, мероприятия блока СНГ), включая поиск мест проведения, расчёт и согласование бюджета, логистику, договорную и отчётную документацию;
• Обеспечивает полный цикл сопровождения блока СНГ и Монголии, включая документооборот с момента приема на работу, взаимодействие с юридическим и финансовым подразделениями, контроль актов, отчётов и своевременности выплат.
• Контролирует соблюдение сроков выполнения задач, поручений и предоставления отчётности сотрудниками коммерческого отдела;
• Организует и проводит вводные и обучающие сессии для новых сотрудников коммерческого отдела по ключевым процессам и регламентам;
• Участвует в адаптации новых сотрудников коммерческого отдела в части коммерческих, организационных и административных процессов;
• Оказывает организационную и методическую поддержку сотрудникам коммерческого отдела.
• Участвует в разработке, актуализации и внедрении внутренних регламентов, инструкций и рабочих процедур коммерческого отдела;
• Осуществляет анализ эффективности коммерческих и организационных процессов коммерческого отдела и вносит предложения по их оптимизации;
• Обеспечивает подготовку аналитических, информационных и отчётных материалов по направлению деятельности коммерческого отдела для руководства Общества.

• Опыт работы в аналогичной должности в фармацевтическом бизнесе.

• Должен знать:
  −законы и нормативные правовые документы, регламентирующие коммерческую
  деятельность;
  −ассортимент, классификацию, характеристики и назначение продукции Общества;
  −порядок ценообразования, основы бюджетирования и финансового контроля;
  −порядок договорной и закупочной деятельности;
  −внутренние регламенты и локальные нормативные акты Общества;
  −принципы проектного управления;
  −порядок работы в системах 1С, Bitrix, MS Office (уверенный пользователь);
  −этику делового общения;
  −правила и нормы охраны труда.

• Дополнительные требования: аккуратность, пунктуальность, проактивность, стрессоустойчивость, Готовность быть на связи и вне рабочего времени (организация и участие в выездных мероприятиях, разница часовых поясов сотрудников подразделения).

Мы предлагаем:

• Корпоративную культуру, построенную на уважении и доверии.
• Получение опыта в уникальной фармацевтической компании.
• Работу в команде высококвалифицированных и ответственных профессионалов, работающих над продвижением инновационных и воспроизведенных лекарственных средств.
• Достойную заработную плату (мы готовы обсуждать уровень дохода).
• Полугодовые премии при достижении показателей KPI.
• Гибкое начало рабочего дня.
• Оплачиваемые обеды.
• ДМС после испытательного срока.
• Возможность карьерного и профессионального роста.
• Уникальные программы обучения, включая возможность индивидуального коучинга.