Офис-менеджер

Офис-менеджер / административный ассистент

Мы ищем офис-менеджера / административного ассистента на полную занятость в офис.

Это новая роль в компании: раньше отдельного человека, который бы полноценно занимался административными процессами, поддержкой офиса и документооборотом, не было. Сейчас нам важно навести порядок: систематизировать документы, сформировать бумажный и цифровой архив, наладить работу с корреспонденцией, командировками, закрывающими документами и офисным снабжением.

Ищем человека, который готов не только выполнять текущие задачи, но и помогать выстраивать процессы с нуля: разбираться, где что находится, предлагать удобную структуру и поддерживать порядок в дальнейшем.

Обязанности:

• Обеспечение офиса всем необходимым: вода, кофе, чай, канцелярия, бумага, расходные материалы.
• Контроль порядка в офисе, взаимодействие с арендодателем, клинингом, сервисными службами и подрядчиками.
• Организация ремонта или замены офисной техники и оборудования при необходимости.
• Разбор входящих обращений: звонки, сообщения в рабочих мессенджерах, заявки с сайта/корпоративный почты компании.
• Прием, отправка и учет входящей и исходящей корреспонденции, взаимодействие с курьерской службой и Почтой России.
• Систематизация договоров, закрывающих, кадровых, бухгалтерских и административных документов.
• Формирование и поддержание бумажного и цифрового архива компании.
• Контроль получения и возврата оригиналов документов от контрагентов.
• Оформление командировок: билеты, апартаменты, сбор подтверждающих и закрывающих документов.
• Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам документов, счетов, актов, УПД и актов сверки.

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом или секретарем будет вашим преимуществом.
• Понимание базового документооборота: договоры, счета, акты, УПД
• Уверенное владение компьютером и оргтехникой, умение работать с папками, файлами, таблицами и электронной почтой.
• Аккуратность, внимательность к деталям и умение поддерживать порядок в документах.
• Организованность, самостоятельность и умение доводить задачи до конца.
• Спокойное отношение к рутинным задачам: документы, сканы, папки, таблицы, звонки, напоминания и уточнения.
• Готовность разбираться в новых задачах и помогать выстраивать понятные процессы.

Условия:

• Заработная плата от 50 000 (обсуждается по результатам собеседования и зависит от опыта кандидата).
• Полная занятость, график 5/2.
• Работа в офисе.
• Официальное оформление.

Нам важно найти человека, который сможет взять административный блок в свои руки: поддерживать офис в порядке, систематизировать документы, помогать команде с текущими организационными вопросами и постепенно выстроить понятную административную систему внутри компании.

В сопроводительном письме напишите: Я умею наводить порядок в задачах и доводить дела до результата

Это поможет нам понять, что вы внимательно ознакомились с вакансией.