Руководитель отдела секретариата

Международное архитектурное бюро IND приглашает в команду Руководителя отдела секретариата в связи с расширением в офис Москвы

Мы работаем над архитектурой будущего — от мастерпланов новых городов до интерьеров штаб-квартир. В наших проектах — Москва, Дубай, Ташкент, Эр-Рияд, Ванкувер и не только.

IND — это:

• 17 лет на рынке архитектурного проектирования;
• Более 300 сотрудников в Москве, Санкт-Петербурге, Ташкенте и Дубае;
• Победители международных премий, включая WAF и Best Office Awards;
• В списке 30 лучших архитектурных бюро России по версии Forbes (2023);
• 100+ реализованных проектов в 9 странах.

Что вас ждёт в команде IND:

• Участие в знаковых проектах, о которых пишут Forbes, ArchDaily, StrelkaMag и другие;
• Работа в мультидисциплинарной команде: архитекторы, инженеры, урбанисты, исследователи;
• График 5/2 в просторном офисе в ARTPLAY, 10 минут от м. Курская;
• Оформление по ТК РФ;
• Внутренние творческие конкурсы с премиями, бонусы за успешные проекты;
• Карьерные консультации и понятная траектория роста;
• Поддержка: внутренний HR-коуч, корпоративный психолог;
• Клубы по интересам и активности, лекции IND Talks, вечеринки, бар в офисе — мы не только работаем, но и отдыхаем вместе.

Чем предстоит заниматься:

Организация работы отдела:

• постановка задач, контроль исполнения;
• график отпусков, переработки, больничные;
• курирование работы уборщиц.

Организация офиса и администрирование:

• Полный цикл административно-хозяйственного обеспечения офиса.

• Координация работы по закупке канцелярии, расходных материалов, оборудования и корпоративного кейтеринга.

• Взаимодействие с сервисными компаниями (УК, ЧОП, клининг, типографии).

• Организация рабочих мест, рассадки сотрудников и предоставление доступов.

Поддержка руководителя:

• Эффективное планирование графика и приоритизация задач.
• Выполнение личных и административных поручений: заказ такси, бронирование столиков, онлайн-сопровождение в поездках.
• Поиск информации и решение оперативных вопросов.

Логистика и travel-поддержка:

• Организация курьерской доставки (Почта России, СДЭК, Яндекс.Доставка), контроль счетов.
• Полная организация командировок сотрудников: бронирование билетов и отелей, визовая поддержка, составление отчетности.
• Ведение календаря командировок.

Делопроизводство и документооборот:

• Регистрация, учет и распределение входящей/исходящей корреспонденции.
• Подготовка документов к подписанию, оцифровка и систематизация архива.
• Обеспечение функционирования офисной техники, выполнение копировально-множительных работ.

• Знание ПК – продвинутый пользователь (Office, Internet);
• Релевантный опыт не менее 2-х лет;
• Внимательность к деталям, усидчивость, ответственность, дипломатичность;
• умение работать с большими объемами информации, многозадачность, гибкость в выполнении задач;
• Обучаемость, стрессоустойчивость, коммуникабельность, целенаправленность;
• Разборчивый почерк;
• Грамотная устная и письменная речь.
  
  Убедительная просьба: желаемый уровень заработной платы укажите, пожалуйста, в резюме или сопроводительном письме.