Секретарь-делопроизводитель

до 45 000 ₽

г Самара, ул Буянова, д 16
  • Алабинская
  • Российская
  • Московская

Обязанности:
  • Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее исполнителям, подразделениям.
  • Взаимодействует с Почтой России и иными службами доставки.
  • Отправляет исполненную документацию по адресатам.
  • Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
  • Подготавливает необходимую документацию, в том числе копирует, сканирует, сшивает, заверяет копии, по поручению руководителя и сотрудников.
  • Обеспечивает документооборот, включая систематизацию, надлежащую регистрацию, хранение входящей и исходящей корреспонденции, договоров, приказов, иных документов.
  • Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
  • Архивирует документы.
  • Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
  • Осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам канцелярии образовательного учреждения.
  • Осуществляет обработку и движение отправляемых и внутренних документов, в том числе между подразделениями, контролирует правильность их согласования и оформления.
  • Ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности и иные приказы.
  • Ведет регистрацию обращений, контролирует сроки исполнения обращений.
  • Осуществляет учет часов работы персонала, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников.
  • Согласно распоряжениям и указаниям руководителя и сотрудников печатает и оформляет требуемую документацию для организации рабочего процесса.
  • Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
  • Соблюдает культуру и этику общения с работниками и коллегами по работе, этические нормы поведения на работе, в быту и общественных местах.
  • Осуществляет поддержку административно-распорядительной деятельности Общества.
  • Обеспечивает контроль над обеспечением работников офиса канцелярскими и иными принадлежностями, средствами организационной техники.
  • Организует первичный прием посетителей, их встречу, при необходимости предлагает напитки (чай, кофе, вода).
  • Осуществляет прием ТМЦ в пределах своих полномочий.
  • Выезжает в краткосрочные командировки (доставка документов и пр.) в пределах г.о. Самара.
  • Ведёт учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществляет оперативный учет.
  • Осуществляет контроль над надлежащим состоянием офисного оборудования. При выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
  • При необходимости заказывает и контролирует выполнение ремонтных работ в офисе Общества.
  • Выполняет разовые служебные поручения Генерального директора.
  • Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее исполнителям, подразделениям.
  • Взаимодействует с Почтой России и иными службами доставки.
  • Отправляет исполненную документацию по адресатам.
  • Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
  • Подготавливает необходимую документацию, в том числе копирует, сканирует, сшивает, заверяет копии, по поручению руководителя и сотрудников.
  • Обеспечивает документооборот, включая систематизацию, надлежащую регистрацию, хранение входящей и исходящей корреспонденции, договоров, приказов, иных документов.
  • Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
  • Архивирует документы.
  • Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
  • Осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам канцелярии образовательного учреждения.
  • Осуществляет обработку и движение отправляемых и внутренних документов, в том числе между подразделениями, контролирует правильность их согласования и оформления.
  • Ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности и иные приказы.
  • Ведет регистрацию обращений, контролирует сроки исполнения обращений.
  • Осуществляет учет часов работы персонала, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников.
  • Согласно распоряжениям и указаниям руководителя и сотрудников печатает и оформляет требуемую документацию для организации рабочего процесса.
  • Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
  • Соблюдает культуру и этику общения с работниками и коллегами по работе, этические нормы поведения на работе, в быту и общественных местах.
  • Осуществляет поддержку административно-распорядительной деятельности Общества.
  • Обеспечивает контроль над обеспечением работников офиса канцелярскими и иными принадлежностями, средствами организационной техники.
  • Организует первичный прием посетителей, их встречу, при необходимости предлагает напитки (чай, кофе, вода).
  • Осуществляет прием ТМЦ в пределах своих полномочий.
  • Выезжает в краткосрочные командировки (доставка документов и пр.) в пределах г.о. Самара.
  • Ведёт учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществляет оперативный учет.
  • Осуществляет контроль над надлежащим состоянием офисного оборудования. При выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
  • При необходимости заказывает и контролирует выполнение ремонтных работ в офисе Общества.
  • Выполняет разовые служебные поручения Генерального директора.
Требования:
  • Образование: среднее специальное или высшее образование в области делопроизводства, документационного обеспечения управления или административного управления.
  • Знание нормативно-правовых актов и правил оформления документов.
  • Умение работать с документами и офисной техникой.
  • Умение организовать и систематизировать информацию.
  • Умение планировать своё время и решать поставленные задачи.
  • Готовность к монотонной работе. Возможность поддерживать высокую производительность в рутинных задачах.


Поделиться:

Опубликована день назад

Вакансия в подборках

  1. Делопроизводитель
  2. Секретарь
Мы обрабатываем данные посетителей и используем куки в соответствии с политикой конфиденциальности.