Секретарь руководителя

Обязанности:

​​​​​​осуществлять организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя.

Принимать участие в планировании рабочего дня руководителя (встречи, звонки, прием и пр.), содействовать его эффективной реализации.

Способствовать наиболее рациональному использованию руководителем рабочего времени (ограждение его от ненужных посетителей и звонков, организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя).

Осуществлять сбор, подготовку документов, аналитических, информационных, справочных и иных материалов, необходимых для работы руководителя.

Запрашивать и получать необходимые руководителю документы, информацию, сведения от структурных подразделений или других сотрудников.

По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с сотрудниками структурных подразделений, другими ответственными лицами.

Выполнять работу по подготовке заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, подготовка повестки, списков участников, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний, конферентных мероприятий, осуществлять их рассылку участникам, обеспечить хранение.

Осуществлять рассылку по структурным подразделениям протоколов оперативных совещаний обеспечить их учет и хранение.

По поручению руководителя составлять и оформлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

Осуществлять работу по организации исполнения решений руководителя:

• составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя;

• доводить до сведения сотрудников устные распоряжения руководителя;

• вести учет поручений и распоряжений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса, осуществлять контроль за их исполнением;

• проводить анализ исполнительской дисциплины;

• информировать руководителя о ходе выполнения поручений, распоряжений;

• готовить отчеты о выполнении поручений, распоряжений руководителя.

Организовать коммуникации руководителя с его заместителями, структурными подразделениями, сторонними организациями.

Организовывать телефонные переговоры, деловые контакты, встречи, поездки руководителя.

Организовывать служебные командировки руководителя (заказ транспорта, авиа/жд билетов, трансферов, бронирование гостиниц, коммуникация с принимающей стороной и др.). Обеспечить документальное оформление командировок руководителя, а также подготовку отчетов по его командировкам.

Обеспечить коммуникацию с руководителем во время его отсутствия на рабочем месте (своевременное доведение до него поступивших в его адрес информации, документов требующих его непосредственного рассмотрения, принятия решений и др.).

• проводить необходимые согласования, осуществлять требуемое информирование, предоставлять, запрашивать и получать информацию, документы, материалы и др.;

• информировать руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений;

• осуществлять контроль сроков исполнения распоряжений, запросов поступивших в адрес руководителя.

Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением ответственным лицам для исполнения, подготовки ответов или использования в процессе работы.

Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю.

Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов сотрудниками, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

Следить за своевременным рассмотрением и представлением сотрудниками документов, поступивших им на исполнение, соблюдением исполнения сроков по документам, поставленным на контроль.

Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, иными средствами необходимыми для его работы.

Выполнять представительские функции в других организациях по поручению руководителя.

Вести запись на прием к руководителю, организовать прием посетителей.

Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

Вести общее делопроизводство центра.

Осуществлять прием и распределение корреспонденции и документации, не требующей непосредственного рассмотрения руководителем, между структурными подразделениями, в том числе посредством системы электронного документооборота.

Осуществлять регистрацию:

• поступающей в центр корреспонденции электронной почтой, курьерскими службами, нарочным;

• внутренних и исходящих документов;

• входящих и исходящих документов для служебного пользования.

Осуществлять регистрацию и хранение приказов и распоряжений по основной деятельности центра, прикреплять их в регистрационную программу для оперативного поиска.

Отправлять корреспонденцию (электронной почтой, курьерскими службами).

Осуществлять формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Принимать и обрабатывать входящие телефонные звонки (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ сообщения, поступающие электронной почтой, в том числе через систему электронного документооборота, осуществлять перенаправление их адресату.

Заключать договора на поставку товаров, работ, услуг, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей и обеспечение работы руководителя.

Отмечать прибытие/убытие в командировочных документах сотрудникам организаций и предприятий, прибывающих в центр.