Офис-менеджер

«МЕРКУРИЙ-КАТАЛОГ» - федеральное рекламное агентство, помогающее компаниям воплощать самые смелые идеи в области корпоративных подарков и мерча. Компания существует на рынке 25 лет и насчитывает 4 филиала по всей стране (Москва, Санкт-Петербург, Казань, Пермь). Имеет собственное производство.

Среди наших клиентов известные компании: «Яндекс», «Роснефть», «Уралхим», «Йокохама Рус», «ВЕКА РУС», «Сен-Гобен» и другие.

Компания «МЕРКУРИЙ-КАТАЛОГ» успешно работает на рынке сувенирной продукции 25+ лет, филиалы представлены в 4 городах – Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Перми. Наша компания имеет собственное производство, а также развитую сеть проверенных поставщиков.

Мы ищем ответственного и организованного офис-менеджера для работы в нашем офисе в Москве. Офис-менеджер будет играть ключевую роль в обеспечении бесперебойной работы офиса и поддержке команды.

Обязанности:

• Организация работы офиса: поддержание порядка, контроль за наличием расходных материалов, организация закупок.

• Ведение документооборота: прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.

• Поддержка работы с клиентами: обработка входящих звонков, предоставление информации о компании и услугах.

• Организация встреч и мероприятий: бронирование переговорных, подготовка помещений, координация с участниками.

• Взаимодействие с подрядчиками: заключение договоров, контроль за выполнением услуг, связанных с закупками для офиса.

• Поддержка сотрудников: помощь в решении организационных вопросов, координация с другими отделами.

• Ведение отчетности: подготовка отчетов о работе офиса и расходах.

• Работа с шоурумом: выкладка, контроль, учет, инвентаризация и отчетность по наличию и убытию продукции. Работа с приладочными образцами (контроль, раскладка, учет поступающих со склада).

• Организация учета/выдачи, образцов с «мини-склада»/шоурума. Контроль за сроками возврата образцов.

• Работа с подарками для клиентов и сотрудников.

• Оформление командировок (покупка билетов, бронирование гостиницы и т. д.)

• При первичном собеседовании следить за рукописным заполнением анкет соискателей и дальнейшей отправкой их в электронном виде руководству, позже -оригиналов в бухгалтерию.

• Подготовка и отправка документов по вновь принятым сотрудникам и увольняющимся.

• Контроль курьерской службы (встреча и сдача образцов, посылок, материалов поставщиков), технического персонала (в том числе уборки).

• Заказ пропусков для клиентов, соискателей, курьеров и т. д.

• Контроль рабочего времени сотрудников (своевременный уход/приход).

• Обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования.

• Выполнение иных поручений руководства.

Требования:

• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года.

• Знание офисных программ (MS Office, CRM-системы).

• Отличные коммуникативные навыки.

• Организаторские способности и внимание к деталям.

• Стрессоустойчивость и умение работать в команде.

Условия работы:

• Заработная плата: 70 000 рублей (фиксированная часть).

• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00.

• Оформление: в соответствии с ТК РФ.

• Карьерный рост: возможность горизонтального роста в отдел продаж/закупок.

• Корпоративные мероприятия: участие в тимбилдингах и корпоративных праздниках.

• Обучение: корпоративное обучение и развитие.

• Комфортный офис: современное рабочее место в центре Москвы.

Как подать заявку:

Если Вы заинтересованы в этой вакансии и считаете, что обладаете необходимыми навыками, отправьте свое резюме на электронную почту.