Делопроизводитель

- Выполняет служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

- В соответствии с резолюцией руководителя передает документы на исполнение.

- Ведет журнал учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за его исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

- Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

- Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

- Отправляет исполненную документацию по адресатам.

- Готовит и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

- Обеспечивает сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

- Ответственная за получение, рассылку и отправку документов по электронной почте, своевременное доведение полученной информации до руководителей и ответственных лиц ООО «СтройАльянс».

- Организовывать прием посетителей, содействовать в оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников.

- Формирует номенклатуру дел по предприятию, подает руководителю предприятия на утверждение, формирует дела в соответствии с номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает их в архив.

- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности непосредственного руководителя.

- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

- Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

- Организовывает проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи.

- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников).

- Ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

- Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных руководителем приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

- Организовывает прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.