Делопроизводитель / Специалист по документообороту

Мы работаем на объектах в Апатитах и обеспечиваем документооборот между локальным офисом и головным офисом в Санкт‑Петербурге. Сейчас ищем внимательного и организованного делопроизводителя, который возьмёт на себя кадровый и первичный документооборот, контроль расходников и сопровождение допуска сотрудников на объект.

Обязанности:

• Формировать табель учёта рабочего времени и предоставлять его в отдел кадров два раза в месяц.
• Вести учёт неявок: оформлять заявления на отпуск, своевременно информировать отдел кадров о прогулах и иных отклонениях.
• Организовывать подписание кадровых документов с работниками (приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка).
• Сканировать, систематизировать и направлять кадровые документы в офис в Санкт‑Петербурге, обеспечивать сохранность и порядок хранения на месте.
• Консультировать работников по запросам документов, помогать с подготовкой справок и копий.
• Собирать и проверять комплект документов для оформления допуска работников на объект.
• Готовить служебные записки на командировки, контролировать корректность оформления.
• Контролировать остатки расходников в офисе, формировать заявки на закупку.
• Принимать, проверять и обрабатывать входящие документы из офиса (приказы, договоры и пр.), направлять на ознакомление ответственным лицам.
• Осуществлять входной контроль первичной документации, сканирование и передачу в головной офис.

Требования:

• Опыт работы делопроизводителем, помощником кадровика или на смежной административной должности от 1 года.
• Внимательность, аккуратность, умение работать с большими объёмами документов.
• Уверенное владение MS Office, навыки сканирования и работы с электронной почтой.
• Понимание базовых принципов кадрового документооборота (оформление отпусков, командировок, увольнений) будет преимуществом.
• Готовность к чёткому соблюдению сроков и регламентов.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Стабильная заработная плата.
• Место работы: офис в г. Апатиты.
• Комфортные условия труда, оргтехника и расходные материалы в наличии.
• Прозрачные задачи и понятные регламенты, поддержка со стороны головного офиса.

Что важно для нас (результаты работы):

• Табели и отчётность сдаются строго в срок, без ошибок и доработок.
• Кадровые документы формируются и передаются в офис в полном комплекте и в установленной последовательности.
• Допуски на объект оформляются без задержек, комплектность документов проверяется до подачи.
• В офисе поддерживается порядок в документообороте и расходниках, заявки на закупки формируются своевременно.
• Вся первичная документация проходит входной контроль и передаётся в головной офис без потерь и задержек.