Помощник генерального директора (секретарь-референт)

Обязанности:

• Оперативное выполнение поручений генерального директора: оформление и покупка авиабилетов, ж/д билетов, заказ необходимых товаров и услуг, согласование и подписание счетов, взаимодействие с подрядчиками и контрагентами по текущим вопросам
• Приём, систематизация и обработка входящей корреспонденции (электронной и бумажной), включая доставку через курьерские службы, распределение документов по профильным отделам
• Поддержание эффективного документооборота: отслеживание движения, контроль сроков передачи и соблюдение внутреннего регламента документообмена
• Ведение и регулярное обновление внутренних списков сотрудников, предоставление актуальной информации по внутренним запросам
• Подготовка, оформление и ежедневная рассылка отчётов в установленные сроки
• Ведение архива отчётности и взаимодействие с ответственными подразделениями по вопросам корректировки данных
• Обработка входящих телефонных обращений, адресное перенаправление в соответствующие отделы
• Курирование взаимодействия с внешними подрядчиками, в том числе по уходу за растениями в офисе: контроль сроков, качества предоставляемых услуг и решение текущих организационных вопросов
• Формирование заявок на закупку канцелярских и хозяйственных товаров, с учётом потребностей подразделений и бюджета, контроль поставок и сроков выполнения
• Организация и контроль работы курьеров и уборщиц: планирование графиков, согласование отпусков и больничных, распределение задач
• Централизованное реагирование на внутренние обращения от сотрудников офиса (в случае поломок, перемещений, бытовых запросов и пр.); оперативное перенаправление задач курьерам или хозяйственному персоналу
• Контроль своевременного и качественного исполнения поручений, обеспечение бесперебойного функционирования офисного пространства

• Опыт работы на аналогичной должности приветствуется
• Высшее/неоконченное высшее образование
• Знание программ: Word, MS Excel
• Грамотная устная и письменная речь
• Ответственность, пунктуальность, внимательность, исполнительность, доброжелательность
• Наличие навыков для работы в условиях многозадачности, умение расставлять приоритеты

Условия:

• Работа в крупной развивающейся российской Компании (на рынке с 2001г.)
• Оформление по ТК РФ, стабильная выплата заработной платы
• Вкусное бесплатное питание в офисе (собственное производство)
• Ароматный натуральный кофе и вкусный чай в неограниченном количестве
• Разнообразные корпоративные и спортивные мероприятия
• График работы: 5/2 с 10:30 до 19:30
• Комфортабельный офис расположен в 2-х минутах шаговой доступности от м. Волгоградский проспект