Бизнес ассистент (Специалист по документообороту и поддержке бизнеса)

О компании:

Креативное бюро «Дом культуры» — это не обычное креативное агентство, а бюро новой формации — экосистема культурных сервисов для государства и бизнеса.

Мы – партнеры компании, Константин и Дарья, ищем в команду ответственного и внимательного специалиста для организации документооборота и поддержки бизнеса! От решения стандартных операционных задач - до выполнения креативных поручений. Если вы умеете планировать, организовывать и работать в режиме многозадачности, то эта вакансия для вас!

Наш бизнес находится в стадии активного развития, и мы готовы обеспечить вас получением уникального опыта!

Обязанности:

• Прием, регистрация, распределение входящей и исходящей корреспонденции.
• Хранение и архивирование документов.

Поддержка финансового планирования и учета:

• Ведение финансового плана компании (доходы и расходы).
• Взаимодействие с бухгалтерией.

Организация и сопровождение государственных/негосударственных закупок:

• Поиск и мониторинг государственных закупок.
• Ведение реестра планируемых закупочных процедур.
• Ведение документооборота в рамках подготовки исполнения контракта.
• Взаимодействие с юридической службой, службой гос.закупок и бухгалтерией для обеспечения исполнения контрактов.

Ведение календарей партнеров (2 чел.):

• Планирование и распределение встреч с учетом логистики и задач.
• Синхронизация календарей партнеров между собой.
• Оптимизация рабочего времени, эффективное распределение времени для выполнения задач.
• Ежедневная актуализация и приоритезация задач.

Поддержка работы офиса:

• Взаимодействие и содействие сотрудникам компании для оптимизации и ускорения бизнес-процессов, а также координация выполнения задач.
• Администрирование и контроль за выполнением задач, включая напоминания, мониторинг просроченных задач и информирование партнеров.

Выполнение прочих поручений партнеров:

• Поиск и структурирование информации.
• Покупка, доставка, заказ чего-либо (товаров или услуг).
• Закупка материалов на склад и для офиса (онлайн и офлайн).
• Выполнение любых бизнес-задач и совсем немного личных задач.
• Покупка билетов, составление маршрутов, бронирование отелей, ресторанов, экскурсий. И т.д.
• Обеспечение контроля за чистотой и порядком в офисе.

Требования:

• Опыт работы в роли ассистента руководителя или в смежных административных ролях от 1 года.
• Отличные навыки самоорганизации, ответственности и внимательности.
• Опыт ведения деловой переписки.
• Уверенное владение Excel, Word, Google Календарь и CRM-системами.
• Умение работать с информацией: быстро структурировать и выделять главное.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение работать в режиме многозадачности, высокая скорость, стрессоустойчивость и соблюдение дедлайнов.

Условия:

• Заработная плата: обсуждается с успешным кандидатом.
• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00 (обсуждается).
• Офисный формат работы.
• Оформление по ТК РФ.
• Испытательный срок: до 3-х месяцев.