Помощник руководителя / бизнес-ассистент директора в IT-компанию

Здравствуйте!

Меня зовут Михаил, я руководитель одного из отделений Digital Partners Global - международной IT-компании, которая разрабатывает интерактивные digital-решения для рынка недвижимости.

Мы создаём приложения, презентационные продукты, B2B-инструменты и цифровые решения для девелоперов, партнёров и их команд продаж.

Сейчас я ищу себе ассистента руководителя / бизнес-ассистента.

Мне нужен человек, который поможет держать в порядке задачи, коммуникации, договорённости, встречи, документы и операционные процессы.

Основная часть задач будет связана именно с бизнесом: командой, подрядчиками, проектами, клиентами, документами, таблицами, задачами и контролем исполнения. Если разбить по процентам, то это будет выглядеть так: 80% задачи по бизнесу, 20% личные задачи.

Большую часть времени я нахожусь за пределами Челябинска, поэтому планёрки и постановка задач будут онлайн.

Что важно знать про эту роль

Моя работа часто идёт в быстром темпе. Иногда задача может быть поставлена коротко, без подробного технического задания.

Здесь важно не просто принимать поручения, а разбираться в их сути, уточнять недостающую информацию и помогать доводить задачи до результата.

Хороший ассистент, в моём понимании, это человек, который снижает хаос, помогает структурировать информацию и приходит не только с вопросом, но и с вариантами решения.

Чем предстоит заниматься

Основная задача помогать мне держать фокус, порядок и контроль над важными рабочими процессами.

В работе необходимо будет:

• фиксировать задачи, поручения и договорённости;

• контролировать сроки и статусы выполнения задач;

• следить, чтобы договорённости не терялись в чатах, звонках и переписках;

• собирать информацию из разных источников и приводить её в понятный вид;

• готовить документы, таблицы, списки, отчёты и презентационные материалы;

• помогать с организацией встреч, звонков и рабочего графика;

• фиксировать итоги встреч, решения и следующие шаги;

• координировать коммуникацию с командой, подрядчиками, партнёрами;

• помогать мне видеть реальную картину по задачам и процессам;

• работать с таск-менеджерами, таблицами, документами, календарями, мессенджерами и нейросетями;

• участвовать в наведении порядка в операционных процессах.

Для команды и подрядчиков ассистент часто будет основным связующим звеном, через которое проходят задачи, уточнения, статусы и договоренности. В этой роли особенно важны внимательность, спокойная деловая коммуникация и умение точно передавать смысл информации.

Кого я ищу

Самое главное, мне нужен человек, на которого можно положиться.

Человек, который:

• внимательно относится к деталям;

• умеет самостоятельно разбираться в задачах;

• не боится ответственности;

• внятно пишет и говорит;

• спокойно и уважительно общается с разными людьми;

• не теряет договорённости и сроки;

• задаёт вопросы по делу, а не перекладывает ответственность;

• не ждёт постоянного контроля;

• умеет признавать ошибки, делать выводы и менять подход;

Ошибки случаются у всех. При этом мне важно, чтобы человек стремился разобраться в причинах их возникновения, корректировал свой подход и не повторял одни и те же ошибки по кругу.

Будет большим плюсом опыт работы:

• ассистентом руководителя;

• бизнес-ассистентом;

• помощником собственника;

• координатором команды или проектов;

• офис-менеджером с расширенными административными и операционными задачами.

Особенно ценно, если вы уже работали с первыми лицами компании, собственниками бизнеса, директорами или руководителями проектов.

Обязательные требования:

• грамотная устная и письменная речь;

• внимательность к деталям;

• самостоятельность и ответственность;

• умение работать с задачами, сроками и большим количеством информации;

• уверенное владение компьютером и digital-инструментами;

• опыт работы с таблицами, документами, календарями, почтой и нейросетями;

• готовность работать в офисном формате в Челябинске;

• английский язык от B1.

Английский действительно нужен. В работе могут быть переписки, документы, материалы и коммуникации на английском языке.

Что вы получите:

• хороший доход;

• работу в международной IT-компании;

• задачи на стыке управления, коммуникаций, продукта и операционных процессов;

• погружение в digital-продукты для зарубежного рынок недвижимости;

• прямое взаимодействие с руководителем;

• влияние на порядок в процессах и коммуникациях;

• возможность вырасти в сильного бизнес-ассистента, операционного координатора или занять ведущую управленческую роль;

Это роль для человека, который умеет думать, разбираться, брать ответственность, расти вместе с бизнесом и получать вознаграждение за результат своей работы.

Что делать дальше

Если после прочтения вакансии у вас появилось ощущение “да, это для меня”, отправьте отклик.

Поток откликов на первом этапе будет смотреть HR. Поэтому, если вы хотите, чтобы ваш отклик действительно выделился, не ограничивайтесь стандартной кнопкой “Откликнуться”.

Напишите короткое сопроводительное письмо.

Можно ответить на 3 вопроса:

1. Почему вам интересна именно эта роль?

2. Какие на ваш взгляд сложные задачи вы умеете решать самостоятельно?

3. Какая ваша сильная ассистентская “фишка” то, что отличает вас от большинства кандидатов?

Большое письмо не требуется. Достаточно живого, конкретного и честного ответа.

Если вы дочитали до этого места, это уже хороший знак. Значит, вы внимательны и действительно заинтересованы.

Желаю успехов и буду рад с вами познакомиться!