Специалист по ДОУ (Документационному обеспечению управления)

ООО «Девелоперская компания Основа» — частная компания в сфере девелопмента, управления, реставрации и реконструкции объектов недвижимости в Казани. Компания работает с реальными объектами: коммерческая аренда, строительные и инвестиционные проекты.

Кого мы ищем:

Нам нужен специалист, который умеет самостоятельно вести широкий и разнородный документальный поток без постоянного контроля. Это единственная позиция по ДОУ в компании — узкого однотипного функционала здесь не будет. Вы отвечаете за весь документальный контур: от договорной работы и делопроизводства до взаимодействия с госорганами и ресурсоснабжающими организациями.

Условия:

• Оклад 90 000 руб. на руки, в том числе на испытательном сроке (3 месяца) — без снижения,
• Премия до 25 000 руб. на руки по результатам работы. Итого потолок — 115 000 руб. на руки,
• Полная занятость, офис — отдельный кабинет с архивом, адрес: г. Казань, ул. Пушкина, д. 54/1, командировки не предусмотрены
• Частичная компенсация фитнеса, обедов, летнего лагеря для детей на территории РТ (до 2 недель).
• Прямое взаимодействие с генеральным директором, небольшая слаженная команда.

Что предстоит делать

Документооборот:

• Ведение и хранение документооборота компании: систематизация по категориям (эксплуатация, строительство, недвижимость, учредительные документы), ведение реестров, перевод в электронный формат
• Подготовка и сопровождение договоров (~5 в месяц): оформление типовых договоров, анализ договоров контрагентов на предмет невыгодных условий
• Деловая переписка (~8 писем в месяц) с подрядными организациями, арендаторами, контрагентами
• Подготовка организационно-распорядительной документации: приказы, регламенты, инструкции, локальные нормативные акты
• Контроль сроков действия договоров (уведомление за 90 дней), мониторинг сроков полномочий директора (инициирование продления за 30 дней)
• Организация ознакомления сотрудников с локально-нормативными актами; организация обучения по пожарной безопасности и охране труда
• Ежегодная передача документов в архив, участие в процедуре уничтожения документов с истёкшим сроком хранения
• Разработка и внедрение автоматизированных процессов работы с документами

Эксплуатация объектов:

• Взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями (МУП «Водоканал», КТС, АО «Татэнергосбыт»): переоформление договоров, подача заявок на технические условия, текущие запросы и письма
• Ежегодное получение разрешительной документации на запуск отопления
• Ведение документов арендаторов по пожарной безопасности: реестр нарушений, координация проверок (1 раз в год), контроль устранения замечаний
• Контроль исполнения арендаторами обязательств по документам (контрольная точка — раз в 3 месяца)
• Паспорт безопасности объекта: заключение договоров на разработку и координация работ (1 раз в 3 года)

Строительство объектов:

• Взаимодействие с госорганами по объектам культурного наследия (ФЗ-73): ведение реестра сроков, получение охранных обязательств
• Поиск проектных организаций, администрирование и сопровождение проектной документации при согласовании (1–2 проекта в год)

Требования:

Обязательно:

• Высшее образование (документоведение, юриспруденция, управление, менеджмент или смежное),
• Опыт работы по функционалу делопроизводства / ДОУ — от 3 лет,
• Знание основ делопроизводства, понимание полного цикла договора,
• Навыки деловой переписки,
• Уверенная работа в MS Word, MS Excel; работа с оргтехникой,
• Системный, технический склад мышления; самостоятельность, самоорганизованность, внимательность к деталям и срокам.

Приветствуется:

• Опыт работы в управляющей компании, девелоперской или строительной структуре
• Опыт взаимодействия с ресурсоснабжающими организациями и госорганами
• Опыт работы с договорами аренды и подрядными договорами
• Знание ФЗ-73 (объекты культурного наследия)

Ждем Ваш отклик!