Заместитель начальника управления/начальник отдела корреспонденции и документооборота

Обязанности:

• ​​​​​​организовывать качественное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел;
• распределять должностные обязанности между гражданскими служащими и лицами, замещающими должности, не являющиеся должностями гражданской службы;
• организовывать разработку проектов должностных регламентов и должностных инструкций подчиненных сотрудников отдела и представлять их в управление государственной службы и кадровой работы администрации Костромской области для согласования;
• принимать участие в планировании работы Управления, отдела;
• готовить проекты резолюций поручений к поступившим в адрес губернатора Костромской области документам;
• совершенствовать организацию и условия труда гражданских служащих и иных сотрудников отдела, необходимые для исполнения возложенных на них обязанностей;
• участвовать в подготовке правовых актов;
• участвовать в подготовке методических материалов по совершенствованию делопроизводства и деятельности отдела с применением прогрессивных технологий документационного обеспечения Управления и электронного документооборота;
• участвовать в разработке предложений в рамках своей компетенции по направлениям деятельности Управления, отдела;
• участвовать в проверках ведения делопроизводства в подразделениях аппарата администрации Костромской области и исполнительных органах Костромской области;
• готовить справки, аналитические материалы, статистические отчеты по направлениям деятельности отдела;
• контролировать качественное и своевременное выполнение поручений, данных гражданским служащим и другим сотрудникам отдела по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
• оказывать методическую помощь государственным гражданским служащим и другим категориям граждан по вопросам своей компетенции;
• организовывать в пределах своей компетенции единое документационное обеспечение деятельности аппарата администрации Костромской области в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота;
• организовывать в пределах компетенции Управления функционирование единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в администрации Костромской области в части регистрации, учета и сопровождения правовых актов, договоров (соглашений), документов, образующихся в деятельности губернатора Костромской области и администрации Костромской области;
• организовывать работу по приему, регистрации входящей корреспонденции, поступившей в адрес губернатора Костромской области, администрации Костромской области, согласно Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области (в случае обнаружения нарушений составлять акт о нарушениях), постановке ее на контроль и своевременному направлению исполнителям документов в соответствии с резолюциями губернатора Костромской области;
• представлять корреспондентам, государственным гражданским служащим подразделений аппарата администрации Костромской области устную информацию о прохождении и состоянии рассмотрения служебной корреспонденции, поступившей в адрес губернатора Костромской области, администрации Костромской области;
• организовывать работу по подготовке и представлению информации о состоянии рассмотрения и прохождении служебной корреспонденции в виде справок, перечней губернатору Костромской области (по отдельному поручению), первому заместителю губернатора Костромской области, заместителям губернатора Костромской области, управляющему делами администрации Костромской области, руководителям подразделений аппарата администрации Костромской области;
• организовывать подписную кампанию в аппарате администрации Костромской области на периодические издания;
• контролировать формирование текущего архива документов, поступивших в отдел, законченных делопроизводством, с последующей их передачей на хранение в архив администрации Костромской области;
• обеспечивать контроль и сверку информации об объеме направленной корреспонденции за месяц с показателями регистра франкировальной машины и сведениями журнала учета введенных денежных средств
• обеспечивать представление сверенной информации об объеме отправленной корреспонденции за месяц начальнику Управления;
• обеспечивать направление информации об остатке денежных средств в автоматизированной информационной системе дистанционного управления франкировальными машинами (далее – АИС ФМ) и необходимости зачисления денежных средств на лицевой счет в АИС ФМ с учетом предполагаемого объема франкирования почтовых отправлений и тарифов на оказание услуг общедоступной почтовой связи по пересылке письменной корреспонденции в финансово-экономический отдел администрации Костромской области;
• контролировать сохранность документационного фонда отдела.

Требования:

• не ниже уровня специалитета, магистратуры;
• не менее четырех лет стажа гражданской службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки.

• Полная занятость с графиком работы 5/2.

• Работа на месте работодателя в комфортных условиях.

• Официальное трудоустройство и социальные гарантии.

• Возможности для профессионального роста и развития.