Бизнес-ассистент СЕО

В ROXOT мы создаём свой собственный ad tech-продукт в сфере programmatic-рекламы — платформу, помогающую брендам запускать эффективные рекламные кампании в интернете, а сайтам — зарабатывать больше. Нас выбирают Т-банк, Вкусно — и точка, Л’Этуаль, Билайн и другие крупные бренды из топ-100 рекламодателей рунета. Компания растет в два раза в год третий год подряд. У нас есть IT-аккредитация и статус резидента Сколково.

В быстром темпе роста особенно важны порядок, системность и надёжная операционная поддержка.

Наш СЕО погружён в десятки процессов, проектов и переговоров — и мы ищем человека, который станет его надёжной опорой.

Ваша задача — снять с плеч CEO всё, что не требует его личного участия.
Вы будете управлять информационным, административным и коммуникационным потоком, помогать в быту и бизнесе, брать на себя координацию встреч и запросов к СЕО, управление офисом, подрядчиками, семейным календарем и и другие важные задачи разной степени сложности.

Что важно для вас:

• Влияние на эффективность компании — внимательность и организованность действительно помогут бизнесу двигаться быстрее;

• Реальный опыт — работа непосредственно с СЕО, и вы видите, как строится бизнес, растёт команда и принимаются ключевые решения;

• Белая заработная плата (обсуждается индивидуально) + премии за крутые достижения;

• 2 офиса - в Санкт-Петербурге и Москве. Мы собираемся в офисе со вторника по четверг, остальное время - удаленка. Большинство задач в первое время будет в Санкт-Петербурге;

• Нам важна готовность всегда быть на связи - срочный вопрос может возникнуть не только в рабочее время, и вы готовы к этому;

• Оплачиваемый отпуск и больничные — всегда понятный полный оклад;

• Оплата обедов из ресторанов при работе в офисе;

• Всё нужное для работы — техника, софт, ресурсы, поддержка и быстрые решения;

• Мы ценим инициативу и самостоятельность — можно и нужно предлагать новые решения, менять процессы и улучшать то, что видишь.

Какие будут задачи:

Поддержка CEO:

• Ведение календаря, организация встреч и контроль дедлайнов;

• Подготовка презентаций и follow-up после встреч;

• Сбор статусов задач от команд и формирование еженедельных сводок;

• Работа с почтой: сортировка, подготовка черновиков ответов, поддержание "Inbox Zero";

• Проверка всех входящих к СЕО запросов (по методологии SMART);

• Контроль маршрута согласования документов;

• Ведение реестра договоров, напоминания о пролонгации;

• Ведение реестра SaaS-лицензий, предложения по оптимизация расходов;

• Ведение календаря семейных событий, помощь с организацией праздников;

• Подбор и покупка подарков к дням рождениям и праздникам; заказ цветов.

Административные задачи:

• Закупки (материалы для ремонта, канцелярия, продукты, мерч);

• Контроль клининга и подрядчиков по сервисному обслуживанию (кондиционеры, кофе-машины, увлажнитель и т.п);

• Размещение рекламы у блогеров, согласование условий;

• Планирование корпоративов, ретритов: составление бюджета, поиск площадки и трансфера;

• Мониторинг цен на авиабилеты, бронирование оптимальных маршрутов;

• Контроль ремонтных работ и состояния офисов (регулярные проверки с фото-отчетами);

• Контроль подрядчиков по обслуживанию авто (сервис, мойка, стоянка);

• Поиск редких товаров, управление возвратами и гарантией.

Для нас особо ценно, если у вас будет:

• Опыт работы личным помощником первого лица - не менее 3х лет;

• Уверенное владение Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Gmail), PowerPoint или Keynote;

• Опыт работы с ЭДО и 1С;

• Отличное чувство времени и приоритетов: умеешь держать в голове несколько процессов и не теряться в дедлайнах;

• Внимание к деталям и аккуратность в документах, письмах, задачах;

• Грамотная устная и письменная речь, умение формулировать мысли ясно и кратко;

• Проактивность — ты не ждёшь инструкций, а предлагаешь решения;

• Уровень английского - не ниже В1