Офис-менеджер / Помощник руководителя

Обязанности:

• Поддержание работы офиса

Отправка писем через Почту России

Сканирование документов, их проверка и подпись

Заказ кофе и обеспечение работоспособности кофемашины

Заказ воды и канцелярии

Поддержка порядка в офисе

Печать проектов, брошюровка проектов

Отслеживание состояния принтеров (прочистка, устранение мелких неполадок) и заказ расходных материалов

Заказ и обнуление пропусков

Встреча гостей

Организация рабочих мест для новых сотрудников

• Ведение первичной бухгалтерии

Формирование и запрос счетов

Пробитие кассовых чеков

Составление КС (КС-2, КС-3)

Сбор закрывающих документов по объектам и всем заказам.

Контроль подписания документов по ЭДО

Сбор документов для оформления сотрудников

Передача документов бухгалтеру

Отслеживание оплат

Взаимодействие с контрагентами по финансовым вопросам

Контроль задолженности контрагентов и наших

• Поиск и закупка материалов и подрядчиков

Закупка материалов

Контроль поставки

Отслеживание оплаты

Заключение агентских договоров

Взаимодействие с рекламациями

Взаимодействие с заказчиком

Поиск аналогов

Согласование замен с заказчиком

Сбор образцов

Взаимодействие с транспортными компаниями

Подготовка спецификаций и технической документации

Мониторинг цен и условий поставщиков

Сбор и проверка коммерческих предложений

• Контроль работы работы проектировщиков

Поиск исполнителей

Еженедельное отслеживание выполнения проектов

Отслеживание сроков выполнения работ

• Прочие задачи и обязанности

Редакция и проверка договоров за сотрудниками

Составление писем, разбор электронной почты

Взаимодействие с сервисными службами (уборка, техобслуживание)

Взаимодействие с арендодателями

Организация корпоративных и поздравлений

Навигация новых сотрудников

Решение внутренних вопросов от сотрудников.

Организация собеседований

Требования:

• Уверенный пользователь ПК
• Работа с первичной бухгалтерией
• Активная жизненная позиция

Условия:

Работа в офисе с 10-18:00, Оклад + премии за успешное выполнение обязанностей, оформление по ТК РФ