Офис-менеджер

Организовывает работу с посетителями, с сотрудниками предприятия.

Организовывает встречи, планерки и совещания участников проекта. Составляет график проведения совещаний.  

Фиксирует, обрабатывает и своевременно доводит до сведения ответственных должностных лиц принятую по телефону и/или в виде телефонограмм информацию, касающуюся деятельности предприятия. 

Обеспечивает своевременное внесение в СЭД решений руководителей, доведение до сотрудников поручений и принятых руководителями решений. 

Обеспечивает подготовку документов для служебных командировок руководителей.

Подготавливает проекты документов, материалов и писем, необходимых для работы руководителей, в соответствии с инструкцией по делопроизводству. 

Производит прием и проверку качества подготовки, правильности оформления, согласования документов, предоставляемых на рассмотрение (подпись) руководителей. 

Обеспечивает рабочее место руководителей необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 

Ежедневно рассматривает и осуществляет рассылку электронной входящей корреспонденции, поступающей на электронный адрес руководителей.

Регистрирует исходящую корреспонденцию.

Ведет документооборот внутри проекта. Получает входящую почту, предписания, адресованные непосредственному руководителю электронные отправления, ведет их регистрацию.

Формирует и ведет телефонную и информационную базу контактов: органов государственной власти субъектов РФ, муниципальных образований, различных государственных и ведомственных учреждений, различных предприятий и компаний -партнеров и контрагентов предприятия для руководителей и, при необходимости, вносит в нее изменения.

Соблюдает конфиденциальность входящей и исходящей информации.

Осуществляет ежедневно работу по выставлению поручений.

Ведет протоколы совещаний и осуществляет контроль их исполнения.

Взаимодействует с инспектором по кадрам по вопросам кадрового сопровождения (прием, перевод, увольнение, табелирование и др.)

Выполняет отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.