Личный ассистент руководителя

(удаленно, возможно как проектная работа)

Меня зовут Юлия, я работаю в двух направлениях - развиваю производство авторских светильников и запускаю HR-направление: рекрутинг и настраивание корпоративной культуры.

Так как я ищу личного ассистента, я думаю важно рассказать о себе и своих проектах.

Начну с производства. Мы молодой бренд авторского света.

Можно сказать нам второй год, я одна курирую его и да это очень тяжело. Я отвечаю за разработку новых моделей, производстве, общению с клиентами и поиском партнеров.

Мы уже участвовали в крупных выставках, таких как ArtDOM и Московская неделя дизайна и интерьера. Наши светильники выставлялись в Новой Третьяковке в Москве и в Русском музее прикладного искусства.

И у меня есть мечта - свой красивый, большой цех в центре Санкт-Петербурга.

Да, в команде из одного человека это движение будет долгим и трудным..

Предлагаю идти к этой мечте вместе!

А второй проект - это рекрутинг и выстраивание корпоративной культуры.

Этот проект я больше рассматриваю как своё предназначение.

У меня хорошо получается помогать компаниям расти и я чувствую свою ответственность в этом направлении.

По корпоративной культуре у меня есть отработанная “Воронка найма”

Но я физически смогу работать максимум с 1-2 компаниями.

Если тебе будет интересно расти как рекрутеру и настраивать “Воронку найма”, я научу тебя и мы вместе сможем быстро закрывать вакансии.

Мне нужна помощь на данном этапе с рекрутингом.

Например, вносить данные по кандидатам в CRM-систему, готовить отчет для собственников, прозванивать кандидатов для приглашения на собеседования, рассылать тестовые задания.

Пока собеседования буду проводить я, но в дальнейшем я научу тебя проводить собеседования и оценивать кандидатов.

Скорее всего у меня появятся новые идеи, точнее они уже есть, но пока рано о них рассказывать.

Я иду за интересом, устойчива к неудачам, но всегда ищу креативные решения.

Кого я вижу в качестве ассистента и партнера:

• Я не умею соблюдать life balance, увлекаясь работой я забываю про сон, обед и ужин.
• Мне нужен человек, у которого внутреннее ядро личности - любовь и служение людям. Ему искренне нравится помогать и поддерживать.
• Мне нужен такой же человек, который следует за интересом и рассматривает жизнь - как увлекательное путешествие, а личностный рост через приобретение нового опыта.

Чем предстоит заниматься:

По производству нужно будет:

немного разбираться в чертежах,

курировать производство: писать подрядчикам, контролировать сроки, заказывать доставку деталей.

искать новых подрядчиков: по сварке, гибке труб, окрашиванию. Да, у нас есть подрядчики, но всегда нужно иметь запасные варианты с лучшими сроками и ценой/качеством

иногда искать расходники: например, трубу из нержавейки 20х2 бесшовновную, это простая задача, но требует много времени на переписку

заказывать рендеры у дизайнеров

готовить таблички по производству, финансам, наводить в них порядок

вместе готовить фотосессии: искать фотографа, выбирать студию или место съемки, закупать реквизиты. Да, это творческая задача, но такие фотосессии мы проводим 1 раз в полгода, поэтому если вы ищите исключительно творческие задачи, эта вакансия не про это

выезжать со мной на выставки, общаться с дизайнерами, презентовать наш бренд, собирать контакты

собирать и упаковывать светильники, признаюсь честно - ненавижу упаковывать, поэтому эта задача со временем будет на тебе

Светильники - это конечно не мебель, но требуется со мной их грузить, поднимать, держать их, поэтому физическая сила пригодиться:)

А ещё я не вожу машину и если у тебя есть права - это будет плюсом, но не обязательно.

По HR-направлению

Иногда ассистировать на встречах

Вести протокол встреч

Разбирать отклики на hh.ru

Проводить обзвон кандидатов для приглашения на собеседование

Вносить данные в CRM-систему и готовить аналитику

Предлагать свои идеи по улучшению HR-воронки

И есть очень личные задачи:

Иногда напоминать про обед

Помогать готовить личные фотосессии

Иногда помогать с личными покупками

Напоминать что существует life balance

Задач конечно много, но пока начнем с неполного рабочего дня, с загрузкой на 2-4 часа.

Затем нужно будет включать на весь рабочий день.

Я не ожидаю, что один человек сможет справляться с такими разноплановыми задачами, возможно мы сразу сформируем команду из 2-3 ассистентов.

Кого я ищу:

Не важен пол, возраст и образование

Географически ты должен находиться в СПб, но не обязательно

Тебе должны нравится задачи, которые я перечислила выше

Ты комфортно себя чувствуешь в режиме многозадачности

Ты можешь быть и экстравертом и интровертом, но точно не должен бояться звонить клиентам, подрядчикам и кандидатам. Именно ЗВОНИТЬ, если это нужно и стоит задача ЗВОНИТЬ

Важна грамотная письменная и устная речь, это я буду проверять. Не так страшно написать с ошибками производству, но очень плохо писать с ошибками клиентам и дизайнерам.

Ты должен любить людей и у тебя должно быть искреннее желание быть опорой и поддержкой в моих начинаниях

Тебя должны увлекать и заряжать мои цели, ценности и идеи - иначе ничего не получится.

Ты не должен психовать и расстариваться, если я пишу в выходные или поздно вечером, так как может прилететь важная и срочная задача

Ты должен комфортно себя чувствовать, когда я прошу ежедневно присылать мне план-факт и вести встречи в гугл-календаре. Если ты не будешь системным и исполнительным, у нас точно ничего не получится.

В сопроводительном письме напиши, пожалуйста:

Свои ожидания по зарплате:

• за почасовку

• за пол рабочих дня

• на полную загрузку

2. А также напиши, какие именно задачи в вакансии тебе больше всего понравились: может быть все или только часть

3. Мне правда важно понимать твои цели и ценности, поэтому хотя бы коротко расскажи о них

4. Готов(а) ли ты сделать небольшое тестовое задание?

Так как пока у меня нет ассистента разбор откликов будет не таким быстрым, но я обязательно всем отвечу:-)