Менеджер проектов обеспечения

Мы отвечаем за обеспечение и благоустройство офисных пространств, формируем среду, комфортную для каждого сотрудника Яндекса. Мы заботимся обо всём: от чистоты и свежего воздуха до запасов мыла и состояния диванов в зоне отдыха. Для нас очень важно, чтобы коллеги не думали о бытовых вопросах и получали удовольствие, находясь на рабочем месте и вне его.

Мы ищем системного и ответственного менеджера, который возьмёт на себя управление ключевыми сервисами в сфере обеспечения офисов Яндекса, будет развивать их и выстраивать эффективные процессы.

Вам предстоит взаимодействовать со смежными подразделениями, внутренними заказчиками и контрагентами, в том числе вести переговоры и выполнять представительские функции, организовывать корпоративные мероприятия, планировать закупки товаров и заказ услуг, анализировать рынок и предложения поставщиков, составлять технические задания, заключать и администрировать договоры, а также внедрять улучшения, планировать и исполнять бюджет, вести аудит затрат.

Если вы ответственный, стремитесь к порядку и эффективности, умеете отвечать за сроки и результат — будем рады видеть вас в нашей команде.

Какие задачи вас ждут

Обеспечение чистоты и порядка в офисах
Вам нужно будет ежедневно контролировать состояние офисов (порядок, чистоту, состояние мебели и предметов интерьера), обеспечивая высокий уровень сервиса с помощью подрядчиков клининговых услуг, участвовать в регулярных встречах, составлять акты, проверять объёмы выполненных работ. Кроме того, вам нужно будет ежедневно проводить визуальные обходы офиса по чек-листам.

Проведение закупок товаров и услуг
Вы будете закупать всё необходимое для жизнедеятельности офиса: продукты питания и расходные материалы, посуду и медикаменты, оборудование и бытовую технику, анализировать рынок и предложения поставщиков, контролировать сроки и качество заказанных товаров, а также качество предоставляемых услуг подрядными организациями (клинингом, флористами, техническими службами и прочими), участвовать в проведении тендерных процедур. Также в ваши задачи будут входить инвентаризации оборудования и бытовой техники, её списание и утилизация.

Работа с электронной системой постановки задач Яндекса и внутренними сервисами
Вам предстоит работать в электронной системе постановки задач — создавать тикеты и работать в них, контролируя дедлайны, проверять закрывающие документы и заводить счета и договоры во внутреннюю систему ORACLE, работать в других внутренних сервисах Яндекса, обновлять данные о подрядчиках, заказывать пропуска, вести электронный и бумажный документооборот в соответствии с внутренними правилами. Кроме того, вам нужно будет ежеквартально участвовать в централизованном планировании бюджета локации по направлениям обеспечения.

Мы ждем, что вы

• Получили высшее образование
• Работали административным менеджером или менеджером АХО в офисе не меньше трёх лет
• Взаимодействовали с бюджетом, занимались аудитом и аналитикой затрат
• Эффективно работаете в режиме многозадачности, способны вести несколько проектов одновременно и расставлять приоритеты
• Пунктуальны, ответственны, внимательны, самостоятельно принимаете решения
• Ориентированы на результат и готовы отвечать за него, способны работать самостоятельно и в команде
• Легко вливаетесь в корпоративную среду, умеете выстраивать отношения с внутренними заказчиками и коллегами из смежных подразделений
• Уверенно владеете ПК, отлично знаете программы MS Office, в том числе Excel и сводные таблицы
• Позитивно настроены и дружелюбны

Будет плюсом, если вы

• Применяете в работе ассертивный подход