Администратор офиса

Обязанности:

• Прием и распределение входящих звонков, работа с электронной почтой (общий ящик info), встреча и сопровождение гостей — ежедневно

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрация, сканирование, оформление сопроводительных писем, отправка, переадресация — ежедневно

• Передача документов на подпись генеральному директору — ежедневно

• Оформление заявок на пропуска (разовые, постоянные, на автомобиль, на выходные и др.) — по запросу

• Подготовка и отправка документов через электронные системы: КонтурДиадок, ЛК ЦБ РФ, ЭДО ВТБ

• Работа с документами: приказы, доверенности, договоры — регистрация, оформление, ведение реестров (по необходимости)

• Счета от курьеров и контрагентов — регистрация, сканирование, передача в бухгалтерию — 2 раза в месяц

• Получение и отправка писем через Почту России — 2 раза в неделю; взаимодействие с курьерскими службами (Пони, Стрим плюс и др.) — по необходимости

• Сшивка документов — по заявке коллег

• Заказ воды — 1 раз в 2 недели; канцелярии, бумаги, хозтоваров — 1 раз в месяц; чая, кофе, сладостей — по необходимости

• Ведение отчетности:
  — по почтовым отправлениям — 1 раз в месяц
  — по поездкам на корпоративном такси, контроль баланса — 1 раз в месяц

• Поддержание порядка в офисе и на кухне — на постоянной основе

• Отслеживание дней рождений сотрудников — ежемесячно

• Ведение актуального списка сотрудников (внутренние телефоны, e-mail и пр.) — на постоянной основе

• Информирование сотрудников по оргвопросам и выполнение поручений руководства — по необходимости

Требования:

• Опыт аналогичной работы от 1 года

• Уверенное владение ПК и оргтехникой

• Грамотная речь, организованность, доброжелательность

• Внимательность, ответственность, умение работать с большим объемом задач

Условия:

• Официальное оформление, график 5/2 с 9:00 до 18:00

• Комфортный офис в центре Москвы

• Добровольное медицинское страхование (ДМС)

• Корпоративная мобильная связь

• Уровень заработной платы обсуждается на собеседовании