Офис-менеджер

VASTECO Holding - компания, осуществляющая свою деятельность из офисов, расположенных на территории Германии и России. Одним из направлений деятельности компании является дистрибуция базовой и специализированной химической продукции промышленного назначения. Второе направление - производство БИО продуктов (мучные изделия, каши и напитки из полбы, а также топленое масло ГХИ) широкий ассортимент экологически чистой продукции, изготовленной без консервантов, красителей, усилителей вкуса и искусственных ароматизаторов, используя только натуральные ингредиенты.

Обязанности:

• Бесперебойное жизнеобеспечение офиса:
  Содержание офисных помещений и санитарных зон. Организация и контроль уборки офисных помещений. Поиск и аренда новых помещений. Постановка и контроль оплаты регулярных платежей, связанных с непосредственной деятельностью офис-менеджера. Взаимодействие с арендодателями, поставщиками и подрядчиками, а также решение всех возникающих вопросов и проблем, связанных с инфраструктурой офиса. Обеспечение корпоративной связью и поддержание актуальной информации по ней. Обеспечение пропускного режима;

• Обеспечение коммуникаций:
  Обработка телефонных звонков по всем телефонным линиям Компании. Обработка общекорпоративных электронных почтовых ящиков;

• Обеспечение документооборота Компании:
  Обработка бумажного документооборота. Обработка электронного документооборота;

• Обеспечение офиса необходимыми материалами и оборудованием:
  Закупка канцелярских товаров. Закупка мебели и техники. Контроль за состоянием офисного оборудования и его ремонт (мебель и оргтехника) силами подрядчика;

• Координация, взаимодействие и работа с сотрудниками Компании:
  Учет рабочего времени. Организация командировок. Обеспечение приёма новых сотрудников. Встреча и сопровождение гостей. Подготовка помещения для проведения мероприятия или переговоров;

• Взаимодействие с внешними контрагентами:
  Обеспечение работы с курьерскими и иными почтовыми службами, логистическими компаниями. Взаимодействие с техническими службами и подрядчиками. Взаимодействие с клининговыми компаниями.

Требования:

• Техническая и профессиональная квалификация:
  Знание офисного ПО (MS Office, Google Workspace и т.д.).Опыт работы с корпоративными системами (например, 1С, Bitrix24, CRM)Опыт управления офисной логистикой, закупок, документооборота. Навыки планирования и организации рабочего процесса. Умение работать с несколькими задачами одновременно.
• Коммерческая квалификация:
  Опыт ведения переговоров с поставщиками и внешними организациями. Опыт закупочной деятельности и сбора и обработки коммерческих предложений. Умение составлять и анализировать бюджет офиса. Знание основ бухгалтерского учета и документооборота. Опыт работы с коммерческими документами и договорами.
• Деловые и личностные качества:
  Хорошие коммуникативные навыки. Основы технической поддержки и обслуживания офисного оборудования. Умение работать с электронной почтой, календарями и системами видеоконференций. Умение составлять официальные письма, запросы, отчеты, акты. Навыки деловой переписки. Умение ясно и структурированно излагать информацию .Умение работать с цифровыми данными (отчеты, бюджеты, статистика).Умение находить нестандартные решения в сложных ситуациях. Умение организовывать мероприятия, встречи, презентации. Знание английского языка не обязательно, но будет являться преимуществом (B1–B2 и выше).

Условия:

• Работа в развивающейся международной компании;
• Стабильный доход (оклад + KPI) уровень дохода оговаривается с успешным кандидатом;
• Прозрачная система мотивации, достижимые KPI;
• График работы: пятидневная рабочая неделя с 8:00 до 17:00;
• Удобное расположение офиса в пешей доступности от станций метро Канавинская, Бурнаковская;
• Официальное оформление по ТК РФ;
• Обучение и наставничество на период адаптации, дружный и профессиональный коллектив;
• Развитая корпоративная культура;
• Расширенный социальный пакет: частичная компенсация оплаты занятий спортом, корпоративный бонус, частичная компенсация дополнительного образования и развития детей сотрудников, страхование жизни, здоровья, ДМС.