Секретарь руководителя

80 000 ₽

г Москва, пр-кт Мира, д 119 стр 36
  • Ботанический сад
  • Ботанический сад
  • Владыкино

Обязанности:
  • 1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

    2. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

    3. В соответствии с резолюцией директора передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает базу данных с использованием специализированного программного обеспечения.

    4. Ведет учет прохождения документов и материалов, осуществляет контроль за их исполнением, в том числе с использованием специализированного программного обеспечения, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

    5. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

    6. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

    7. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование, проверку пунктуации и орфографии.

    8. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

    9. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

    10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

    11. Организует прием и сопровождение посетителей, гостей директора, организовывает кофе-брейки во время деловых встреч и переговоров руководства музея, ведет протокол встреч и переговоров.

    12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность; подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные базы данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

    13. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

    14. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

    15. Организовывает и осуществляет контроль системы электронного документооборота с использованием специализированного программного обеспечения.

    16. Разрабатывает бланки и шаблонов документов.

    17. Осуществляет разработку и контроль исполнения локальных нормативных актов в сфере делопроизводства в Музее кино, в частности инструкцию по делопроизводству.

    18. Выполняет функцию Администратора служебных чатов музея в мессенджерах, создает и удаляет чаты, добавляет и исключает участников чатов.

    19. Организует проведение еженедельных оперативных совещаний с участием директора и работников музея, в том числе в онлайн-формате, ведет протокол совещания.

    2.20. По поручению директора осуществляет доставку особо важной корреспонденции по г. Москве.

    21. Выполняет иные поручения директора музея.

    22. Осуществлять контроль за своевременной подготовкой поздравительных телеграмм, писем и открыток по случаю дней рождения, государственных и иных праздников.

    23. Формирует и ведет план работы директора на неделю и план командировок.

    24. В рамках трудовой функции организация командировок директора:

    - оформляет командировочные документы, в том числе согласование командировки с учредителем;

    - осуществляет подготовку проекта служебного задания директора;

    - осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;

    - осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;

    - выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;

    - производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения директора путем взаимодействия с контрагентами музея;

    - производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;

    - производит подготовку документов к поездке директора;

    - выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;

    - осуществляет проработку маршрута директора, увязку его с расписанием транспорта;

    - производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке.

    Требования:

  • высшее образование;

    - грамотная письменная и устная речь;

    - опыт работы в сфере делопроизводства в компании со штатной численностью от 100 человек;

    - опыт работы в бюджетных учреждениях;

    - опыт работы с системами ЭДО

  • Должен знать:

    - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

    - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

    - организацию делопроизводства;

    - схемы документооборота;

    - порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

    - сроки и порядок сдачи дел в архив;

    - системы организации контроля за исполнением документов;

    - оргтехнику и другие технические средства управленческого труда.

    Условия

  • оформление в соответствии с Трудовым Кодексом РФ;

    - график 5/2;

    - пятидневная рабочая неделя с 10.00 до 18.30;



Поделиться:

Опубликована месяц назад

Вакансия в подборках

  1. Руководитель
  2. Секретарь
Мы обрабатываем данные посетителей и используем куки в соответствии с политикой конфиденциальности.