Личный ассистент руководителя

В крупной проектно-строительной компании Инстракт (Enstruct),
с 2007 г. выполняющей работы по проектированию, производству и монтажу технически сложных светопрозрачных конструкций и навесных вентилируемых фасадов жилых и коммерческих зданий, открыта вакансия:

Личный ассистент руководителя.

Серийный предприниматель, несколько бизнес проектов в РФ и за ее пределами. Трое детей. Проживает 50/50 Москва/Испания. Много путешествует. Ведет активный образ жизни, насыщенный разного рода задачами. В общении предпочитает легкость, открытость, воспитанность. Ценит чувство юмора.

Функционал:

• Ведение календаря руководителя, напоминание о встречах, переносы. Контроль баланса в расписании по согласованным приоритетам;
• Организация офлайн\онлайн встреч\ звонков;
• Ведение задачника и списка идей руководителя;
• Контроль дедлайнов по задачам руководителя;
• Контроль всевозможных точек контроля, указанных руководителем (подчиненные, подрядчики, семья, заказчики и так далее);
• Освобождение от рутинных задач (забота о времени и комфорте руководителя, умение его грамотно вести);
• Поиск любой информации (по подрядчикам, конкурентам, сервисам, пр.), поиск и анализ информации по любой новой сфере, предоставление короткой выжимки и инструкции как с этим работать руководителю;
• Запись на услуги в России и за рубежом (чаще в Испании): автосервис, массаж, парикмахерская, мед клиники, полиция, таунхолл, посольство, визовый центр и так далее;
• Трэвел поддержка: бронирование отелей, автомобиля, билетов, повышение класса, работа с lost & found, работа с факапами авиакомпаний, работа с возвратами денег от отелей, car rent-ов, авиакомпаний и др.;
• Составление маршрутов в путешествиях;
• Контроль сроков действия паспортов, виз, своевременное обновление;
• Помощь в получении виз, ВНЖ (через агентство), приглашений, заполнение анкет в любые учреждения, страхование авто в Испании;
• Бронирование ресторанов лучшего сервиса, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и пр.;
• Поиск и покупка всего, что необходимо в интернете;
• Координация водителей̆, нянь для детей̆, домработниц, репетиторов (+найм)
• Помощь по семейным вопросам (поиск нянь, водителей, домработниц, школ, репетиторов и пр. для детей/членов семьи);
• Взаимодействие со школами, чтение всех писем, внесение в календарь всех школьных мероприятий, контроль выполнения домашних заданий детей, получение регулярных отчетов от школы (как учится ребенок, все ли получается, надо ли что-то дополнительно подтягивать дома, и прочее);
• Организация семейных праздников, поездок;
• Помощь в разборе входящих писем и счетов (в том числе на испанском языке), определение способов оплаты;
• Контроль бюджета и оплата бытовых услуг, сервисов (ЖКХ, интернет, зарплата домашнего персонала и др.);
• Выбор подарков на праздники по профилю человека или по виш листам
• По поручению разобраться и изучить какой-то продукт, вопрос или область, дать краткое резюме и инструкцию как с ней взаимодействовать;
• Оцифровка любых данных: написать письмо, составить табличку, перенести в редактируемый формат фото текста, и прочее;
• Сравнение любых данных: план с фактом;
• Участие в конференциях, составление протокола совещания, контроль договоренностей, взаимодействие с партнерами (преимущественно касательно проекта в Испании на английском языке).

Ожидаем от кандидата:

• Очень важно, чтобы ассистент был целеустремленным, ориентированным на результат, помогал разбирать большой поток информации и задач, контролировал доведение их до конца. Необходимо понимание границ, этикета и уместного формата коммуникации.
  Кандидат, имеющий опыт путешествий и широкий кругозор/насмотренность, будет преимуществом;

• Релевантный опыт работы от 1,5 лет;

• Наличие высшего образования;

• Навыки работы с календарем и таск - менеджерами, мессенджерами на высоком уровне, уверенный пользователь Excel.

• Иностранный язык: английский - свободный разговорный, знание испанского будет преимуществом;

• Понимание делового этикета;
• Вежливость, сдержанность, ответственность, грамотная речь, легкость, позитивный настрой;
• Системность, ориентированность на результат, инициативность, энергичность;
• Высокая скорость реакции: способность сделать быстро, то, что необходимо;
• Способность хорошо запоминать, не забывать задачи;
• Самостоятельность максимально желательна;
• Интерес к развитию желателен;
• Соблюдение конфиденциальности, честность;
• Дотошность, умение контролировать доведение руководителем задач до результата (трекинг);
• Развитый̆ вкус будет весомым преимуществом (для выбора ресторанов, подарков, маршрутов и мест обязательных к посещению в путешествиях), в случае отсутствия - составят базу знаний совместно с руководителем;
• Навык находить возможности;
• Способность не растеряться и быть собранной с стрессовой ситуации;
• Уверенная, спокойная работа в режиме многозадачности (собранность);
• ⁠⁠Спокойное отношение к работе в условиях ограниченных ресурсов;
• Способность быстро разобраться в неизвестном вопросе (новой области).

Предлагаем:

• Оформление: ИП/СМЗ;
• Формат работы: удаленный;
• График работы: 6/1 с 9.00 до 18.00, а также необходимо быть на связи до 23.00; Необходимо в вечернее время иметь возможность созвониться с руководителем по вопросам актуализации статуса задач и графика на следующий день;
• Возможно поощрение изучения испанского языка;
• Доступы к обучению, которое проходит руководитель.