Менеджер по организационной поддержке и документообороту

Основные обязанности:

• Организация работы по делопроизводству (аудит, восстановление документации, текущий документооборот компании работодателя и его клиентов, курирование процессов согласования, подписания, передачи/получения оригиналов документов, отслеживание сроков действия документов);
• Ведение учётных реестров по документам;
• Подготовка документов по различным задачам (по запросу государственных органов, подрядчиков, руководителя);
• Работа в электронных системах Работодателя и его клиентов, таких как: 1С, Битрикс 24, Финкопер, системы ЭДО и подобные (постановка и контроль задач, ведение карточек клиентов, согласование документов)

• Координация и контроль перевода подрядчиков на работу через ЭДО (электронный документооборот);

Что ждем от кандидата:

• опыт работы с договорными документами, базовые знания по юридическому оформлению документов;
• способность к самоорганизации рабочего времени;
• умение выдерживать большое (но реально выполнимое) количество задач за день без потери качества;
• знание программ 1С, Битрикс- 24, MS office или готовность к быстрому обучению;
• способность к анализу задач и принятию ответственности за способы их решения;
• умение искать необходимую информацию в различных открытых источниках;
• умение анализировать и систематизировать информацию;

Желательные, но не обязательные качества кандидата:

• любовь к работе с документами и порядку;
• понимание, как ваша работа влияет на другие отделы и бизнес-процессы. Способность предложить улучшение, а не просто исполнить инструкцию;
• понимание юридических и финансовых последствий документа (например: нет оригинала договора – нет возможности обосновать сделку в суде или при проверке);
• умение видеть место документов в деятельности компании;

Если у кандидата нет таких качеств, то достаточно желания этому научиться.

Указанный в вакансии оклад формируется из оклада и KPI. Показатели KPI при внимательной и корректной работе являются спокойно достижимым критерием.

Из чего складывается КРI:

1. Актуальность и полнота данных в электронной базе Nextdoc (выборочная проверка / аудит) на конец каждого рабочего дня;

2. Своевременность отклика на поступившую задачу (по договорной работе обратная связь в течение рабочего дня, по обработке счетов как оснований для оплаты в течение 1 рабочего часа)

3. Обратная связь по результатам проверки документа подразделениями компании (в течение рабочего дня после получения ответа по процессу);

4. % задач, закрытых с первого раза без ошибок по регламенту, от общего количества поступивших в текущем месяце.

Условия:

• оформление возможно по ТК РФ и по договору ГПХ;
• график 5/2 с 9 до 18 по мск;

• гибридный график работы (3 дня в неделю удалённый режим, 2 дня в неделю работа в офисе клиента, на текущий момент это станция метро Петроградская)