Документовед отдела по общим вопросам и кадрам

Обязанности:

1. Принимает и регистрирует поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в отделы учреждения конкретным исполнителям для использования в процессе работы и/или по системе электронного документооборота (МСЭД);

2. В соответствии с резолюцией руководителей учреждения своевременно передает поступающую на рассмотрение исполнителям корреспонденцию на исполнение, путем копирования, сканирования документов и прикрепления электронного образа документа к электронной регистрационной карточке в МСЭД;

3. Редактирует проекты писем специалистов, направленных на подпись руководителю, контролирует правильность оформления в соответствии с установленными требованиями, регистрирует в соответствующей номенклатуре дел архива учреждения и отправляет исполненную документацию по адресатам;

4. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

5. Подготавливает и сдает в архив учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;

6. Организует проведение телефонных переговоров руководителей учреждения, записывает в их отсутствие полученную информацию и доводит до их сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до их сведения информацию, полученную по каналам связи;

7. Подготавливает и контролирует план работы руководителей;

8. Осуществляет прием и отправку факсу, электронной почте корреспонденции, поступившей в учреждение и отправляемой из учреждения;

9. Осуществляет прием и перевод телефонных звонков в отделы учреждения;

10. Осуществляет организационное обеспечение мероприятий, совещаний, конференций, проводимых в учреждении, готовит благодарственные письма по представлению руководителей учреждения;

Требования:

знание компьютерной техники

стандарты унифицированной системы документирования;

инструкции по делопроизводству и работе с обращениями граждан

Условия:

• 8 часовой рабочий день
• 5 дневная рабочая неделя