Специалист службы документационного обеспечения управления

Прием, регистрация, сканирование внешней входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, в соответствии с установленной процедурой.

Передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководителей (в том числе осуществление рассылки внутренних нормативных документов и документов, носящих информационных характер).

Ведение картотеки учета прохождения документальных материалов, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.

Оформление, инициирование процедуры согласования, подписания, регистрация организационных, распорядительных документов Общества.

Проверка подписанных документов и проставление печатей в соответствии с нормативными документами Общества.

Направление на согласование проектов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций в порядке, закрепленном внутренними нормативными документами Общества.

Проверка документов на правильность указания реквизитов Общества, наличия ссылок, указанных в документе, орфографии, пунктуации, полномочий по подписанию документов.

Ведение учета выдачи доверенностей, выданных для представления интересов Общества.

Подготовка и сдача документальных материалов в архивохранилище Общества;

Подшивка документов в дела, законченные делопроизводством (включая составление внутренней описи дел и листа заверителя дела).

Составление описи дел, передаваемых на хранение в архивохранилище Общества.

Подбор в архивохранилище запрашиваемых работниками Общества документов.

Проверка правильности формирования, подготовка, оформление, доставка, получение почтовых отправлений в соответствие с требованиями Почты России.

Маршрутизация телефонных звонков.

Оформление нотариально заверенных копий документов.

Обслуживание гостей (чай, кофе).

Заказ канцтоваров;

Бронирование гостиниц, приобретение билетов для работников, убывающих в командировку.

Умение работать в 1С:Док, 1С:УПП, MS Word, MS Excel, Power Point.